7 сервісів для тайм-менеджменту

Управління часом і розподіл задач на пріоритетні — це навичка, якій необхідні тренування та регулярність. Ніхто з нас не може виконати 20 робочих дій на день якісно, але ми точно можемо розв’язати менше задач і водночас отримати ефективніший результат.

Щоб процес планування був цікавим, ми зібрали 7 сервісів для тайм-менеджменту, які працюють за різними методиками й ураховують процеси сприйняття користувачів.

Сервіс працює за методикою Getting Things Done, яку популяризував консультант з управління часом Девід Аллен. Згідно з нею людина повинна звільнити себе від запам’ятовування завдань для якісного зосередження на їх виконанні. Для цього Nirvana має функцію сортування тасків за різними параметрами: терміном, виконавцями, проєктами, першістю.

Наприклад, якщо ви плануєте протягом наступних 6 місяців спробувати нову активність, але ще не визначились із датою, то система автоматично додасть цю задачу до категорії Someday. Таким чином, користувач буде отримувати нагадування про завдання й звільнить мозок для важливіших дій.

Загалом сервіс розв’язує всі питання, пов’язані із запам’ятовуванням, прорахунком, нагадуванням. Навіть у безплатній версії можна створювати необмежену кількість завдань, розраховувати час їх виконання, сортувати за теками й планувати наступні кроки.

Існує 4 процеси сприйняття та запам’ятовування інформації: аудіальний, візуальний, кінестетичний, дискретний. Коли людина знає, до якої категорії вона належить, тоді їй легше обирати способи підвищення ефективності.

Sectograph призначений для користувачів з візуальним сприйняттям. Сервіс отримує доступ до вашого Google Календаря й будильника та на основі отриманих даних створює кругову діаграму із зображенням запланованих подій. Також можна вносити додаткові завдання, які будуть відображатись на візуальному планувальнику.

Його система рахує, скільки часу користувач витрачає на кожен проєкт і завдання. Для зручності користування можна прописати всі задачі на день уранці, з урахуванням часу на прокрастинацію, й уважно вмикати вбудований таймер.

Читай також: Що таке прокрастинація та як з нею боротися

З першого дня Toggl надає звіт щодо роботи користувача: визначає дії, на виконання яких потрібно багато часу, звертає увагу на інтервали з прокрастинацією, оцінює самоконтроль.

Одна з технік тайм-менеджменту має назву “1-3-5”. Її суть полягає в тому, що людина визначає для себе 9 задач на день: одну велику, три середні й п’ять маленьких. А потім намагається виконати їх без змін і у відповідному порядку. На основі саме цієї техніки працює сервіс 1-3-5 List. 

Він допомагає людині розставити пріоритети, визначити 9 завдань на день та розставити їх у порядку важливості. Сервіс має мінімалістичний дизайн, що сприяє створенню зручних списків на день, а також функцію редагування.

Для прокрастинатора один з найкращих способів виконати завдання — це креативно оформити його у списку. Згадайте себе в той момент, коли ви сідаєте за роботу: одразу хочеться зробити чай, перевірити Instagram, послухати всі альбоми улюбленого виконавця, дізнатися, як справи у друга чи подруги.

Evernote пропонує замінити всі перелічені дії креативним плануванням за допомогою низки інструментів. Наприклад, користувач може додавати до своїх списків мультимедійні елементи, вказувати локації, синхронізуватися з колегами.

Коли ви помітили, що вам складно розпочати робочий процес — приділіть 15-20 хвилин нетиповому оформленню задачі на сервісі. Використайте весь доступний інструментарій: додавайте музику, зображення, відео, локації.

Готово! Тепер ви створили навколо задачі атмосферу та прокрастинуєте з користю.

Цільова аудиторія Harvest — це підприємці, керівники та їхні працівники. Сервіс рахує час роботи кожного працівника, відстежує час перебування в онлайні і будує графіки за отриманими даними. Загалом Harvest працює у зв’язці з 71 програмою, через які можна керувати проєктами й регулювати навантаження.

Зараз багато людей скаржаться на те, що онлайн-проєкти нібито подовжують їхні робочі години. Щоб простежити цей взаємозвʼязок, сервіс дає роботодавцю інформацію щодо обсягу задач, які виконує працівник, оцінює його ефективність і створює статистику продуктивності.

Додатково до програми можна завантажити додаток Forecast. Він синхронізується з Harvest, показує календар роботи всієї команди й автоматично виокремлює працівників, які були перевантажені роботою чи, навпаки, недопрацювали.

Сервіс має стандартні функції планувальника: зберігає, нагадує, розміщує задачі за теками. Також ви можете синхронізувати його з поштою й робити з листів робочі завдання. Ця функція корисна для людей, які спілкуються переважно через електронну пошту чи працюють з e-mail маркетингом.

Читай також: 9 сервісів для електронного маркетингу

Користувачі Any.do мають доступ до блогу з порадами щодо управління часом, техніками тайм-менеджменту, добірками додатків. До речі, читання відповідних текстів може бути одним зі способів ефективної прокрастинації. Ви розв’яжете одразу два завдання: налаштуєтеся на процес і зможете розслабити мозок.

Читай також: