“Передусім потрібно думати про аудиторію”. Конспект лекції Віри Щербакової

Ми вже писали чекліст для проведення успішного івенту. А сьогодні розкажемо про акредитацію, категорії івентів та співпрацю з блогерами й ЗМІ.

Віра Щербакова – Head of communications Ajax Systems та кураторка PR Full Course, у минулому – піарниця “Планета Кіно” та “Кураж Базар”. Ми записали конспект лекції Віри в межах Event Marketing Intensive.

Івенти умовно можна розподілити на три категорії:

невеликі камерні заходи до 100 осіб;

заходи, на які потрібно запросити 1000 людей;

 масові події, куди потрібно покликати понад 1000 людей.

Головна ідея – прискіпливо зібрати людей, ЗМІ та блогерів. Ставтеся педантично й уважно до кожного, хто завітав на івент.

Серед таких заходів можуть бути:

Нішеві — спеціалізовані події для вузьких фахівців та людей з певної сфери.

Лончі для ЗМІ — заходи, на які ви збираєте ЗМІ для презентації події або нового продукту (приблизно 10-15 осіб).

Лончі для блогерів — для звичайної людини й ЗМІ тематика заходу може бути нецікавою, але він важливий для партнерів тощо (наприклад, закриті презентації).

Це може бути презентація нового продукту для ЗМІ, партнерів, блогерів або відкриття кафе, нового майданчика, спортклубу, благодійні вечори, камерні заходи або вечері.

Це той масштаб, коли у вас усе ще зберігається певна спрямованість і єдність людей, але лідери думок і блогери вже мають не просто прийти й зробити публікацію, а й розповісти про подію своїм підписникам. За три тижні до заходу дайте анонс, продумайте місце реєстрації для преси.

Це фестивалі, бали, флешмоби, мітинги тощо. Уявімо, що нам потрібно зібрати 5 тисяч осіб — у такому випадку щонайменше 30 тисяч людей мають дізнатися про подію.

Використовуйте медіапартнерів, які допоможуть поширити інформацію про захід на велику аудиторію людей. Ці видання підтримуватимуть вас протягом усього проєкту і будуть представлені на події.

Для підготовки масових заходів варто співпрацювати з топовими блогерами з величезними охопленнями. Так ви зможете отримати максимальне покриття всієї блогосфери.

Напишіть у релізі та запрошенні про найважливішу подію цього дня. Так люди зафіксують для себе час і приїжджатимуть у визначених часових межах.

На заході можна зробити престур для представників медіа — зібрати всіх у певний час і провести по локації.

Найважливіше в будь-якій комунікації – поставити запитання: “Навіщо користувачі підписалися на цю людину?”

Спробуйте зрозуміти, які люди заходять у цей блог, чому підписалися та як сприймають інформацію.

Пам’ятайте про те, що блогер, ЗМІ, seo, або smm – лише канали. Потрібно думати про аудиторію, яка за ними стоїть.

Тематика ЗМІ має чітко відповідати вашій аудиторії. За таких умов ви зможете донести цінність та особливості події. Зробіть так, щоб кожна людина залишилася максимально задоволеною та отримала вичерпну інформацію.

Підготуйте для кожного ЗМІ унікальні тексти. Для цього потрібно вивчити видання: подивитися публікації, соцмережі, статистику.

Підготуйте відповіді на класичні запитання заздалегідь. Якщо у вас є прескіт або пресреліз події, можна одразу вкласти їх, щоб журналіст зміг підготуватися до івенту.

Акредитація — це можливість заздалегідь убезпечити себе щодо кількості та якості блогерів і видань, які прийдуть на подію. Під час масштабних заходів такий підхід допоможе зекономити багато нервів і часу.

Це, умовно кажучи, ґугл-форма, яку заповнює кожен журналіст. У ній потрібно вказати ім’я, прізвище, телефон, посаду, видання, наявність фотографа чи відеокамери. Так ви можете отримати структуровану базу контактів.

У блогерів потрібно взяти посилання на їхні сторінки та попередні інтеграції. Не всі вміють співпрацювати з брендами, тому важливо перевіряти це завчасно.

За тиждень-два до заходу варто починати запрошувати журналістів і ЗМІ. А за день — обов’язково нагадати про подію. Як і в запрошенні, у нагадуванні потрібно вказати адресу, особливості маршруту, нюанси дрескоду, чи потрібні документи для входу.

Підготуйте постреліз за день до заходу, відтак лише додасте фотографії.

На самій події обов’язково спілкуйтеся з людьми, записуйте їхні контакти та відповідайте на всі запитання.

Після івенту підготуйте аналітику: які публікації вийшли, а які ні, що ви отримати із цих статей.  Збирайте звіти, аналізуйте помилки. Напишіть листи з подякою всім підрядникам.