Анастасія Філіпенко — операційна директорка Fedoriv Agency.
Вона розповіла, які організаційні структури існують в агентствах, і на прикладі Fedoriv Agency пояснила, як працює проєктна структура та в чому її переваги.
В агентствах є два ключових типи структур — лінійно-функціональна та проєктна.
При лінійно-функціональній структурі існують окремі департаменти — акаунт, стратегії, комунікації та дизайну. Коли клієнт звертається до агенції, то зазвичай із його завданням департаменти працюють по черзі. Тобто клієнту потрібно комунікувати з різними людьми протягом усього циклу проєкту. При цьому комунікація між департаментами агентства налагоджена загалом не дуже якісно. Це означає, що багато важливої інформації за проєктом клієнта втрачається на етапі його передачі з одного департаменту в інший.
Більшість агентств на українському ринку дотримуються лінійно-функціональної моделі. Хоча іноді під конкретного клієнта підв’язують менеджера або акаунт-директора — для супроводу на всіх етапах.
При лінійно-функціональній структурі багато важливої інформації за проєктом клієнта втрачається на етапі його передачі з одного департаменту в інший
Понад 5 років тому у Fedoriv Agency також була класична лінійно-функціональна структура. Але в якийсь момент ми зрозуміли, що з такою структурою не можемо досягати високої якості роботи, оскільки кількість співробітників збільшувалася і досягала вже 70–100 осіб. Інформація могла губитися на кожному з етапів роботи, навіть при наявності спеціальної IT-системи для ведення проєктів, зберігання й обробки даних. Тому ми вирішили перейти на адаптивну (проєктну) структуру й розділили агентство на юніти.
Юніт-структура передбачає наявність команд, кожна з яких супроводжує проєкти клієнта від початку до кінця. Наприклад, в одній команді можуть бути такі фахівці, як бренд-лідер, проєктний менеджер, стратег, копірайтер, артдиректор, дизайнер. При такій структурі потреба передачі клієнта “з рук в руки” відпадає — це зручно і для агентства, і для клієнта.
Інформація про клієнта не губиться, команда повністю ознайомлена з проєктом, кожен з учасників залучений до роботи на всіх етапах, відповідальність за проєкт лежить на всіх фахівцях. Копірайтери можуть включатися в роботу як на етапі стратегії, так і на етапі дизайну, аналогічно й артдиректор, й інші. Клієнту ж в цей час не потрібно комунікувати з різними департаментами, адже весь його проєкт зосереджений в руках однієї команди.
Юніт-структура також передбачає самостійність. Відповідальність за весь проєкт має бути розділена між усіма членами команди. Ніхто не контролює виконання роботи — співробітник сам повинен знати коли, що і як повинен зробити.
Юніт-структура передбачає наявність команд, кожна з яких супроводжує проєкти клієнта від початку до кінця. Наприклад, в одній команді можуть бути такі фахівці, як бренд-лідер, проєктний менеджер, стратег, копірайтер, артдиректор, дизайнер
Зараз Fedoriv Agency — це група з восьми повністю автономних юнітів.
П’ять юнітів, які супроводжують клієнта від стадії стратегії до стадії комунікації. У кожній з команд є бренд-лідер і по одному-двоє проєктних менеджерів, стратегів, копірайтерів, артдиректорів і дизайнерів.
Дизайн-юніт на чолі з шеф-дизайнером і командою з CGI та lead-дизайнерів. Цей юніт займається створенням візуальних концепцій.
Customer experience і product юніт. Тут працюють над створенням і розвитком продуктів, а також над завданнями, які пов’язані зі шляхом споживача (наприклад, CJM — customer journey mapping).
Платформа, яка відповідає за операційну ефективність і розвиток бізнесу (сюди відносяться new business, business development, operations, PR, SMM, IT, back office).
Кількість юнітів у Fedoriv Agency може змінюватись — вона залежить від умов ринку, кількості клієнтів і обсягу завдань. Для створення нових функціональних юнітів ми аналізуємо ринок, попит клієнтів і формуємо бізнес-стратегію, на основі якої змінюється організаційна модель. Поточна організаційна модель дозволяє нам надавати клієнтам ширший спектр послуг та набагато оперативніше реагувати на зміни в завантаженні.
Але проєктна структура підходить не всім і не завжди. Кожному агентству слід шукати рішення щодо організаційної структури, зважаючи на бізнес-завдання. Наразі для Fedoriv Agency це оптимальне рішення, але не означає, що при зростанні до 200–300 людей у команді ми не перейдемо до іншої моделі або комбінації з двох.