Сучасний темп життя та постійне спілкування з людьми в Інтернеті змінили правила ділового етикету. Як розмежовувати приватне та публічне в соцмережах, як писати листи так, щоб до вашої думки дослухалися та чи можна відправляти голосові повідомлення. Записали конспект лекції Віри Щербакової, Head of communications Ajax Systems та кураторки PR Full Course школи Bazilik.
Основа будь-якого спілкування — повага
У сучасному житті люди сходяться між собою набагато швидше. У першу чергу, нам потрібно ставитися до людини, з якою ми спілкуємося, з повагою. Повага починається з чотирьох факторів: пунктуальність, стриманість, тактовність та ввічливість.
Пунктуальність вказує на те, що ви поважаєте людину. Запізнення на зустрічі не тільки заважають якісно виконувати роботу, а й демонструють, що на людину не можна покластися.
У процесі спілкування з іншими будьте стриманими та майте відчуття міри. Не перебивайте співбесідника, не гарячкуйте та не викрикуйте. За емоціями ви можете не почути головного.
Не вказуйте на людях на помилки ваших колег та ніколи не розповідайте широкому загалу про факапи вашої компанії. Тактовні працівники завжди зберігають усі секрети та конфіденційну інформацію про місце роботи при собі.
Запам’ятайте головне — дипломатичний не означає слабкий. Якщо ви дасте ввічливу відповідь людині, це не покаже вас зі слабкої сторони.
Як швидко відповідати на листи та повідомлення:
На лист у пошті — до 2 днів.
На повідомлення в месенджерах — до кінця робочого дня.
Відписуйте на листи та повідомлення відразу, якщо бачите, що не зможете допомогти чи вирішити задачу.
Перед тим, як почати ділову переписку з новою людиною, уточніть, де їй зручно спілкуватися.
Структура ділового листа
Назва листа має містити конкретну тему та/чи вказувати на всіх учасників спілкування. Ніяких абстрактних: “Співпраця”, “Партнерство”, “Терміново” без уточнень.
Привітання має займати один рядок. Звертайтеся до людини на ім’я, а якщо пишете вперше, то на ви, незважаючи на вік та статус співбесідника.
У вступі розкажіть, хто ви, чим займаєтеся та чому пишете цій людині.
Далі викладіть суть вашого питання, без води, зайвих підтекстів та натяків.
Задайте питання — що ви хочете від людини і чому вона повинна це виконати. Якщо у вас в одному листі декілька адресатів, зверніться до кожного по імені та виділіть їх імена жирним.
У фіналі вкажіть строки, дедлайни чи ваші висновки.
Якщо ви вкладаєте в листа документ чи зображення, додайте опис чи пояснення того, що ви надсилаєте, якщо адресат не в контексті.
Не використовуйте у своїх ділових листах маніпуляції типу “Дякую за оперативну відповідь”, “Наперед вдячна”. Ніколи не пишіть “Дякую” до того, як вам допомогли.
Не опускайтеся до наїздів: “Пишу вам втретє на цьому тижні”, “Чекаю відповіді більше місяця, вирішила нагадати”.
Правильний підпис
Правильний підпис включає в себе такі пункти: Best (подяка), Ім’я Прізвище, посада, компанія, контакт (телефон, пошта), лого.
Телефонні розмови
Не можна дзвонити, якщо людина просила писати.
Робіть дзвінки винятково в робочий час з 9 до 19.
Перш ніж перейти до справи, нагадайте людині, хто ви і коли ви бачилися раніше.
У кінці уточніть у співбесідника, де йому зручно продовжити спілкування. Зафіксуйте ваші домовленості листом чи повідомленням у месенджер.
Намагайтеся звести телефоні розмови до мінімуму. Ефективності від дзвінка мало.
Facebook/Instagram та інші месенджери
Не намагайтеся перевести людину в зручний вам месенджер. Поважайте особистий простір кожного.
Задавайте питання відразу. Не пишіть по слову в кожному повідомленні.
Ніяких повідомлень голосом. Вони малоінформативні, їх незручно слухати і вони швидко забуваються. Щоб зафіксувати домовленість, все рівно доведеться писати листа.