fbpx
Зсередини

Excel: базові функції для початківців

Розповідаємо про 8 формул, які спрощують користування програмою
Ракша Лариса, 30.11.2021

На перший погляд, коли ми починаємо користуватися Excel, він здається незрозумілим і заплутаним. Це пов’язано з тим, що інструмент виконує безліч функцій, як текстових, так і числових. Тому здебільшого нам простіше знайти будь-який аналог програми, щоб не витрачати багато часу на ознайомлення з функціями Excel.

Насправді ж помилка багатьох користувачів у тому, що вони хочуть опанувати всі функції та формули одразу. Але набагато ефективніше буде почати з вивчення базових формул. Навіть якщо вони здаються банальними, потрібно спробувати прописати їх декілька разів, автоматизувати вміння, а вже потім — рухатися далі.

Сьогодні ми розповідаємо про 8 базових формул, які допомагають  автоматизувати процес підрахунків.


Що таке Excel?

Це програма для роботи з електронними таблицями, яка допомагає зберігати й організовувати набір даних. Перш за все, Excel використовують для бухгалтерського обліку, адже інструмент дає можливість працівникам автоматично відстежувати всі суми та дані в  бізнесі.

У програмі доступні різні види документів, які можна створити й автоматизувати. Наприклад, для робочих процесів є формат відстеження продажів, балансових звітів, маркетингових бюджетів, потенційних клієнтів. Кожен з перелічених видів можна впровадити в повсякденне життя й використовувати для підрахунку власних фінансів.

Для зручності користувача існують формули, що дають змогу за декілька секунд виконати обчислення, повернути дані, знайти середнє арифметичне, перевірити числа й текст. Знання цих функцій зберігає час, спрощує процес користування інструментом і підвищує ефективність роботи.



Загальна інформація

 Щоб створити будь-яку формулу, потрібно поставити знак рівності (=) у комірці, в якій повинен з’явитися результат.

 Щоб скласти значення двох комірок, потрібно використати знак додавання (+). Наприклад: = B3 + D8.

 Щоб відняти значення двох комірок, потрібно використати знак віднімання (-). Наприклад: = H23 – J34.

 Щоб помножити значення двох комірок, потрібно використати знак множення (*). Наприклад: = A9 * C12.

 Щоб розділити значення двох комірок, потрібно використати знак ділення (/). Наприклад: = F1 / D6.

Також можна вирахувати числа Одразу трьох або більше комірок. Для цього потрібно скласти формулу з нумерацією кожної комірки, яка вас цікавить. Наприклад, ми хочемо дізнатися загальну суму 5 комірок. Формула для цього матиме такий вигляд (= A1 + F2 + G3 + J4 + H5). Важливо прописувати всю формулу в одній комірці.


Базові формули Excel

СУММ

Це формула, що дає змогу скласти діапазон комірок і чисел. Щоб отримати суму — потрібно ввести номери комірок з двокрапкою між ними. Наприклад: = СУММ (A1:A10).


СРЗНАЧ

Ця функція дає змогу вирахувати середнє числове значення обраних комірок. Для цього, як і в попередній формулі, потрібно ввести номери комірок з двокрапкою між ними. Наприклад: = СРЗНАЧ (A1:А10).


ЕСЛИ

Ця функція допомагає перевірити числа й тексти за заданим користувачем критерієм. Для цього спочатку потрібно написати формулу зі знаком рівності: = ЕСЛИ. Потім інструмент автоматично покаже на екрані аргументи функції. Саме в них потрібно закласти всі умови та критерії.

Перший аргумент — лог_выражение. Тут користувач прописує, що саме він буде перевіряти: текстові або числові дані комірки.

Другий аргумент — значение_если_истина. Це те, що буде відображатися, якщо логічна умова правильна.

Третій аргумент — значение_если_ложь. Це те, що буде відображатися, якщо текст або число не відповідають заданому критерію.

Якщо у формулі містяться слова, то слід брати їх в лапки. Інакше Excel не зрозуміє, що потрібно виводити текстові значення.

Наприклад, бухгалтер веде облік проданого товару. У кінці кожного тижня він підбиває підсумки та розраховує статистику продажів. Йому важливо знати, скільки було зроблено покупок на певну суму. Нехай це буде 300 гривень, а за тиждень було зроблено 40 продажів. Суму кожної покупки бухгалтер записав у стовпець B.

Тепер він складає формулу: = ЕСЛИ. Excel показує аргументи, а користувач прописує таке: (B1:B40>300, “больше 300”, “меньше 300”).

B1:В40 — це потрібні комірки з цифрами.

>300 — задані критерії пошуку.

“Больше 300” — відображення правильної умови.

“Меньше 300” — відображення неправильного критерію пошуку.


СЧЕТ

Це функція, яка підраховує кількість комірок з лише числовими значеннями. Користувач закладає власний діапазон у формулу та отримує точну кількість комірок, у яких містяться цифри. Наприклад: = СЧЕТ (A1:А9).


МИН

Ця функція знаходить мінімальне числове значення у певному списку аргументів. Завдяки її використанню користувач може знайти найменше число серед сотень комірок. Наприклад: = МИН (А1:А9).


ОКРУГЛ

Це функція, яка автоматично округлює числове значення до потрібної кількості знаків після коми. Вона допомагає у побудові фінансових звітів, де фігурують великі числа. Для цього потрібно написати у формулі число, яке потрібно округлити, а потім — кількість знаків після коми. Наприклад: = ОКРУГЛ (5.231, 2).


ЕСЛИОШИБКА

Ця функція перевіряє формули на наявність помилок у першому аргументі. Вона повертає результат формули, якщо помилка відсутня, та додає певне значення, якщо помилка є. Наприклад: = ЕСЛИОШИБКА (A1:B1, “ошибка”).

A1:В1 — це комірки, які ми перевіряємо.

“Ошибка” — це слово, яке Excel автоматично генерує, якщо помилка таки є.


СЖПРОБЕЛЫ

Це функція, яка видаляє зайві пробіли в тексті. Вона дає змогу перевіряти будь-які тексти з різних джерел. Потрібно лише скопіювати  текст і додати у формулу. Наприклад: = СЖПРОБЕЛЫ + текст.


Що по висновках?

Excel — це інструмент з великою кількістю функцій. Завдяки йому можна швидко підрахувати суми чисел, знайти помилки, прибрати зайві пробіли, серед тисяч комірок знайти саме ту, яка потрібна користувачу.

Ми розповіли про основні формули, знаючи які, буде легко розпочати знайомство з програмою та ефективно її використовувати.

Читайте також у рубриці Зсередини
Як потрапити на роботу в креативну команду. Розповідає Саша Фідкевич
Поради від керуючої партнерки проєктів Євгена Клопотенка
“Бренд не може комунікувати тільки коли все добре і клієнт сплачує гроші”
Розповідаємо про те, чому не можна зупиняти комунікації під час кризових ситуацій
Яким має бути резюме, якщо ви хочете влаштуватися в іноземну компанію
Тонкощі створення CV для міжнародного ринку
“Люди — головна цінність, на них тримається весь бізнес”. Розповідаємо про внутрішні комунікації “ВАРТО” й Genesis
Робота у воєнний час, підтримка команди й три головні поради для підприємців
“Сабатикал — це довгий шабат”. Розповідаємо про творчі відпустки на досвіді трьох героїнь
Що таке сабатикал, які ризики для компаній, поради
Інші статті за темами
Підписатися
Підпишись на нашу розсилку і будь в курсі всіх оновлень
Підпишись на нашу розсилку і будь в курсі всіх оновлень