На перший погляд, коли ми починаємо користуватися Excel, він здається незрозумілим і заплутаним. Це пов’язано з тим, що інструмент виконує безліч функцій, як текстових, так і числових. Тому здебільшого нам простіше знайти будь-який аналог програми, щоб не витрачати багато часу на ознайомлення з функціями Excel.
Насправді ж помилка багатьох користувачів у тому, що вони хочуть опанувати всі функції та формули одразу. Але набагато ефективніше буде почати з вивчення базових формул. Навіть якщо вони здаються банальними, потрібно спробувати прописати їх декілька разів, автоматизувати вміння, а вже потім — рухатися далі.
Сьогодні ми розповідаємо про 8 базових формул, які допомагають автоматизувати процес підрахунків.
Що таке Excel?
Це програма для роботи з електронними таблицями, яка допомагає зберігати й організовувати набір даних. Перш за все, Excel використовують для бухгалтерського обліку, адже інструмент дає можливість працівникам автоматично відстежувати всі суми та дані в бізнесі.
У програмі доступні різні види документів, які можна створити й автоматизувати. Наприклад, для робочих процесів є формат відстеження продажів, балансових звітів, маркетингових бюджетів, потенційних клієнтів. Кожен з перелічених видів можна впровадити в повсякденне життя й використовувати для підрахунку власних фінансів.
Для зручності користувача існують формули, що дають змогу за декілька секунд виконати обчислення, повернути дані, знайти середнє арифметичне, перевірити числа й текст. Знання цих функцій зберігає час, спрощує процес користування інструментом і підвищує ефективність роботи.
Загальна інформація
Щоб створити будь-яку формулу, потрібно поставити знак рівності (=) у комірці, в якій повинен з’явитися результат.
Щоб скласти значення двох комірок, потрібно використати знак додавання (+). Наприклад: = B3 + D8.
Щоб відняти значення двох комірок, потрібно використати знак віднімання (-). Наприклад: = H23 – J34.
Щоб помножити значення двох комірок, потрібно використати знак множення (*). Наприклад: = A9 * C12.
Щоб розділити значення двох комірок, потрібно використати знак ділення (/). Наприклад: = F1 / D6.
Також можна вирахувати числа Одразу трьох або більше комірок. Для цього потрібно скласти формулу з нумерацією кожної комірки, яка вас цікавить. Наприклад, ми хочемо дізнатися загальну суму 5 комірок. Формула для цього матиме такий вигляд (= A1 + F2 + G3 + J4 + H5). Важливо прописувати всю формулу в одній комірці.
Базові формули Excel
СУММ
Це формула, що дає змогу скласти діапазон комірок і чисел. Щоб отримати суму — потрібно ввести номери комірок з двокрапкою між ними. Наприклад: = СУММ (A1:A10).
СРЗНАЧ
Ця функція дає змогу вирахувати середнє числове значення обраних комірок. Для цього, як і в попередній формулі, потрібно ввести номери комірок з двокрапкою між ними. Наприклад: = СРЗНАЧ (A1:А10).
ЕСЛИ
Ця функція допомагає перевірити числа й тексти за заданим користувачем критерієм. Для цього спочатку потрібно написати формулу зі знаком рівності: = ЕСЛИ. Потім інструмент автоматично покаже на екрані аргументи функції. Саме в них потрібно закласти всі умови та критерії.
Перший аргумент — лог_выражение. Тут користувач прописує, що саме він буде перевіряти: текстові або числові дані комірки.
Другий аргумент — значение_если_истина. Це те, що буде відображатися, якщо логічна умова правильна.
Третій аргумент — значение_если_ложь. Це те, що буде відображатися, якщо текст або число не відповідають заданому критерію.
Якщо у формулі містяться слова, то слід брати їх в лапки. Інакше Excel не зрозуміє, що потрібно виводити текстові значення.
Наприклад, бухгалтер веде облік проданого товару. У кінці кожного тижня він підбиває підсумки та розраховує статистику продажів. Йому важливо знати, скільки було зроблено покупок на певну суму. Нехай це буде 300 гривень, а за тиждень було зроблено 40 продажів. Суму кожної покупки бухгалтер записав у стовпець B.
Тепер він складає формулу: = ЕСЛИ. Excel показує аргументи, а користувач прописує таке: (B1:B40>300, “больше 300”, “меньше 300”).
B1:В40 — це потрібні комірки з цифрами.
>300 — задані критерії пошуку.
“Больше 300” — відображення правильної умови.
“Меньше 300” — відображення неправильного критерію пошуку.
СЧЕТ
Це функція, яка підраховує кількість комірок з лише числовими значеннями. Користувач закладає власний діапазон у формулу та отримує точну кількість комірок, у яких містяться цифри. Наприклад: = СЧЕТ (A1:А9).
МИН
Ця функція знаходить мінімальне числове значення у певному списку аргументів. Завдяки її використанню користувач може знайти найменше число серед сотень комірок. Наприклад: = МИН (А1:А9).
ОКРУГЛ
Це функція, яка автоматично округлює числове значення до потрібної кількості знаків після коми. Вона допомагає у побудові фінансових звітів, де фігурують великі числа. Для цього потрібно написати у формулі число, яке потрібно округлити, а потім — кількість знаків після коми. Наприклад: = ОКРУГЛ (5.231, 2).
ЕСЛИОШИБКА
Ця функція перевіряє формули на наявність помилок у першому аргументі. Вона повертає результат формули, якщо помилка відсутня, та додає певне значення, якщо помилка є. Наприклад: = ЕСЛИОШИБКА (A1:B1, “ошибка”).
A1:В1 — це комірки, які ми перевіряємо.
“Ошибка” — це слово, яке Excel автоматично генерує, якщо помилка таки є.
СЖПРОБЕЛЫ
Це функція, яка видаляє зайві пробіли в тексті. Вона дає змогу перевіряти будь-які тексти з різних джерел. Потрібно лише скопіювати текст і додати у формулу. Наприклад: = СЖПРОБЕЛЫ + текст.