fbpx
Зсередини

Хто такий особистий асистент

Поговорили з трьома особистими асистентками про те, як це — бути уповноваженим організовувати життя керівника
Пунтус Марія, 04.05.2023

Пам’ятаєте Енді, особисту асистентку Міранди Прістлі з фільму “Диявол носить Prada”? Рано-вранці вона бігла купувати начальниці каву, шукала неопубліковану частину “Гаррі Поттера” для дітей Міранди, розвішувала одяг, який кидали їй прямо на робочий стіл і майже не мала часу на особисте життя.

Чи справді життя особистих асистентів має такий вигляд, чи це лише вигадана історія з фільму? Щоб розповісти про реальні задачі та обовʼязки особистих асистентів, ми поспілкувалися з трьома героїнями, які обіймають цю посаду.

У новому матеріалі розповідаємо про те, як дівчата стали особистими асистентками, що входить до їхньої щоденної робочої рутини та як ця робота впливає на життя.


Дарина Мариненко,
особиста асистентка СОО групи стартапів й продюсерки OUP
Маргарита Звягінцева, особиста асистентка керівника в агенції digital-маркетингу
Дарія Хірська, особиста асистентка бренд-стратегині та маркетологині


Як ви стали особистою асистенткою?

Дарина Мариненко:

За освітою я вчителька англійської, зараз навчаюсь на магістратурі. Раніше я викладала англійську в онлайн-школах, працювала в освітньому стартапі як авторка й проджект-менеджерка. Поки вчилась у коледжі, знайшла іншу свою любов — маркетинг. Уже 4 роки я працюю в цій сфері — встигла побути як піар-, так і бренд-менеджеркою. До речі, особистою асистенткою вперше я також працювала в інтернет-маркетолога. Під час повномасштабного вторгнення Росії в Україну Дарина почала працювати в операційної директорки та продюсерки Ілони Шнейдер.

 Поки вчилась у коледжі, знайшла іншу свою любов — маркетинг

Маргарита Звягінцева:

Я працюю особистою асистенткою керівника в агенції digital-маркетингу Inweb. Два роки тому я прийшла працювати в Inweb на посаду проєктної менеджерки з контекстної реклами. Культура компанії, її цінності та місія мені дуже відгукнулися: на роботу я завжди ходила залюбки, з інтересом та баченням перспективи.

Після 24 лютого 2022 року мені довелося звільнитися, оскільки ми із сім’єю вирішили тимчасово переїхати до Канади. І це якраз той випадок, про який кажуть: “Може, і в спокої, але не вдома”. Близько року ми прожили у Ванкувері й вирішили повернутися до України.

Оскільки після звільнення я зберегла дуже теплі стосунки з людьми з Inweb, перед приїздом в Україну зі мною зв’язався Олексій Мамонтов (CEO Inweb). Він запропонував повернутися в команду на посаду його особистої асистентки — і я погодилась.

 На роботу я завжди ходила залюбки, з інтересом та баченням перспективи

Дарія Хірська:

Розпочалося все з того, що я вирішила трохи змінити діяльність. Раніше я працювала SMM-спеціалісткою курсів з підготовки до Зовнішнього незалежного оцінювання та Національного мультипредметного тесту. Але мені хотілося вийти за межі соціальних мереж і опанувати маркетинг більш стратегічно та комплексно.

Одного дня в сторіз Bazilik я побачила, що Настя Іванічева шукає собі асистентку, або краще сказати праву руку, партнерку та однодумицю. Стався метч, очі загорілись. Це була прекрасна можливість зануритися в нову сферу бренд-маркетингу, ще й у співпраці із сильною спеціалісткою.

Я представилась, виконала тестове завдання — і мене запросили на інтерв’ю. Майже годину я спілкувалась із Настею, хвилювалась, але розмова вийшла приємною, і вже тоді я дізналась нове для себе. Далі було ще одне інтерв’ю — з колегою Насті, яка допомагала їй у пошуках асистентки. За декілька днів після другого інтерв’ю я отримала повідомлення про те, що мене запрошують на двотижневе стажування разом зі ще однією дівчиною.

 Це була прекрасна можливість зануритися в нову сферу бренд-маркетингу, ще й у співпраці із сильною спеціалісткою


Чим займається ваш керівник (-ця)?

Дарина Мариненко:

Ілона Шнейдер — СОО (Chief Operating Officer) декількох стартапів. Також вона продюсерка — з початку повномасштабної війни знімає разом з ОУП документальні фільми про Маріуполь, блекаут та інші. Ілона є частиною українського павільйону, який представлятиме Україну на Венеційській Архітектурній Бієнале.

Маргарита Звягінцева:

Олексій Мамонтов, CEO Inweb, керує всією командою. Він займається стратегічним, операційним та фінансовим напрямами розвитку Inweb. Задає темп і тон, так би мовити. Стежить за виконанням поставлених бізнес-цілей, менеджерить команду директорів департаментів та забезпечує високу якість роботи компанії загалом. А ще аналізує дані та формує вектори для майбутнього розвитку.

Оскільки Inweb входить до групи IT-компаній Netpeak Group, Олексій ще й тісно співпрацює з іншими СЕО та менеджерами продуктів.

Дарія Хірська:

Настя Іванічева — бренд-стратегиня та маркетологиня. Вона просто неймовірно сильна людина і спеціалістка, яка працює з українськими та іноземними проєктами. Настя добре знає, як створювати бренди та управляти ними. Наразі вона працює в проєкті під NDA (угода про нерозголошення — прим. ред.), консультує та розвиває українські бренди, а також навчає людей вести бренд-комунікації.

Читай також: “У мене було відчуття, ніби я втратила всі свої скіли”. Про 8 місяців війни говоримо з Настею Іванічевою


Які обов’язки в особистого асистента?

Дарина Мариненко:

Шукаю підрядників, створюю зустрічі й організовую міти, прописую/редагую бюджети проєктів, можу прорахувати логістику, відправляю документи та перевіряю їх і ще багато інших задач. Також, комунікую з усіма, кому необхідно зустрітись з Ілоною, допомагаю контролювати дедлайни у проєктах.

 Різноманітність завдань мене особисто дуже драйвить

Маргарита Звягінцева:

Я виконую різноманітні операційні задачі, щоб розвантажити СЕО й дати йому можливість фокусуватися на стратегічних питаннях розвитку компанії. 

Збираю, систематизую та оформлюю інформацію, яка необхідна для відстеження прогресу виконання головних бізнес-задач. Також беру активну участь в організації внутрішніх тимбілдингів, івентів, навчання, привітань тощо. А ще я комунікую з директорами департаментів, готую загальні звіти й презентації. Така різноманітність завдань мене особисто дуже драйвить.

 У кожного бренду є своя унікальна історія, місія, голос, і дуже важливо вміти із цим працювати

Дарія Хірська:

З Настею Іванічевою ми працюємо у сфері маркетингу і створюємо сильні бренди для бізнесу. У кожного бренду є своя унікальна історія, місія, голос, і дуже важливо вміти із цим працювати. Інструменти можуть бути схожі, однак результати є особливими.

До моїх обов’язків як асистентки та комунікаційної менеджерки входить багато задач: спілкування з представниками бізнесу, які звертаються по консультації до Насті, планування зустрічей, участь у підготовці до консультацій, збір та аналіз необхідної інформації для подальшої роботи, систематизація та робота з різними матеріалами в межах проєктів, підготовка вихідних документів, участь у дзвінках.

А ще Настя є кураторкою курсу Brand Communication Course у Bazilik School, в організації якого я також допомагаю.


Найскладніше та найцікавіше в роботі

Дарина Мариненко:

Найскладнішим є період, протягом якого треба зрозуміти людину, з якою працюєш. Цей період може бути довгим. На першій співбесіді я слухала про проєкти, якими займається Ілона, і розуміла, що мені це подобається, я хочу брати в цьому участь. Для мене є цінним відчуття, що я причетна до чогось великого й цікавого. Стартапи — це така сфера, коли постійно вчишся чогось нового.

Маргарита Звягінцева:

Найскладніше — це планувати час так, щоб у будь-який момент можна було внести зміни в розклад. Я повинна бути гнучкою і водночас системною, щоб вчасно виконати завдання. Треба вміти миттєво реагувати на зміни в розкладі й пріоритетах керівника, оперативно відповідати на раптові завдання, швидко перемикатися.

Найцікавіше — можливість постійного спілкування та співпраці з висококваліфікованими професіоналами в галузі інтернет-маркетингу.


Дарія Хірська:

Найскладніше в роботі — працювати з тим, що до цього ніколи не робила, і намагатись робити це вчасно, бо темп доволі швидкий. Виникає багато правок, доопрацювань, уточнень, змін, але все це робочі моменти, з якими я ще вчуся справлятись. Я намагаюся сприймати це як нові виклики, що розвивають мене.

Цікавого багато: щоразу я чую нові думки, ідеї, завдання. Спостерігаю за різними контекстами, естетикою, форматами.

Це наповнює мене та розширює світобачення.


Як робота особистим асистентом впливає на життя?

Дарина Мариненко:

Я б не сказала, що кардинально. Але в тебе є певний пул умов і обов’язків. Якщо ти працюєш з людиною в Києві, потрібно й жити в Києві. Ми з Ілоною працюємо онлайн, але іноді й офлайн. Це заважатиме, якщо ти любиш подорожувати, наприклад. 

Як і на кожній роботі, у тебе є відповідальність перед людиною і дедлайни, але іноді може “прилітати” задача, яку треба зробити тут і зараз. На моїй попередній роботі було так, що ми з клієнтом перебували в різних країнах, у різних часових поясах, тож я підлаштовувалась і працювала вночі.

У свого минулого клієнта я була бізнес-асистенткою. 23 лютого 2022 року ми зустрілись на брейншторм і склали купу планів. Я забрала на себе величезний пул обов’язків, лягла спати о 2-й ночі. А вранці почалось повномасштабне вторгнення. Деякий час я жила в окупації, без зв’язку. А коли вдалося виїхати, почала розгрібати купу повідомлень. Я не мала змоги вчасно на них відповісти, і це, звісно, затримало певні дедлайни. 

Більшість проєктів Ілони Шнейдер допомагають розвивати Україну чи показувати її світу. Найкрутіше для мене — бути частиною таких важливих проєктів і працювати з людиною, якою захоплюєшся.

 Як і на кожній роботі, у тебе є відповідальність перед людиною і дедлайни, але іноді може “прилітати” задача, яку треба зробити тут і зараз

Дарія Хірська:

Ті, хто хоче обійняти цю посаду, мають розуміти, що потрібно буде працювати в темпі свого керівника, бути готовим до незапланованих задач. Думаю, буде складно, якщо у вас різні принципи й переконання.

Ця позиція дає змогу отримувати унікальний досвід і переймати знання керівника. Настя часто дає мені поради, це допомагає розвиватися.

Факапи у мене траплялись, і не раз. Особливо коли я намагаюсь зробити щось ідеально і з першого разу. Спойлер: так не буває. Проблема найчастіше була в тому, що я ставила мало уточнювальних запитань під час роботи, і в результаті мені доводилось перероблювати завдання. Тому варто все детально проговорювати й не боятися ставити додаткові запитання.

 Факапи у мене траплялись, і не раз. Особливо коли я намагаюсь зробити щось ідеально і з першого разу

А найяскравіші спогади — це наші зустрічі наживо. Більшість часу ми спілкуємось онлайн, бо Настя зараз працює з проєктом у Польщі. Наживо ж ти відчуваєш вайб людини, а він неймовірний.


Маргарита Звягінцева:

Асистент має бути завжди на зв’язку, готовий допомагати й розв’язувати будь-які проблеми, що можуть виникнути протягом робочого дня керівника.

Вважаю, що відповідальність на цій посаді велика, але й можливостей також багато.

Нещодавно ми організовували невеликий тимбілдинг для команди, який складався з двох частин: онлайн та офлайн. Під час онлай-частини ми ділилися спогадами, розмовляли в Zoom. А офлайн-частина передбачала командну вечерю для тих, хто може прийти в офіс. Так-от я придумала замовити доставку з McDonald’s, який тільки-но відкрився в Одесі з початку повномасштабного вторгнення, тому зібрались величезні черги. Урешті всі були щасливі.


Типовий робочий день асистента

 Починаю день з перевірки електронної пошти й повідомлень у месенджерах

Маргарита Звягінцева:

Починаю день з перевірки електронної пошти й повідомлень у месенджерах. Далі переглядаю to do план на день, дивлюсь на обсяг задач. Разом з Олексієм ми виконуємо різні адміністративні та операційні задачі по Inweb у цілому. Я можу готувати звіти, актуалізувати якусь інформацію та збирати дані. Або розробляти презентацію, організовувати тимбілдинг чи складати план/кошторис. Іноді готую публікації для внутрішніх командних каналів — зазвичай це привітання колег із Днем народження або з річницею роботи в Inweb.

 Рідко все йде за планом — майже постійно щось додається, переноситься, зміщується

Дарія Хірська:

Розпочинати день я намагаюся зі своїх ранкових ритуалів, вони допомагають мені зібратися та налаштуватися на продуктивний день. Зазвичай це — легка зарядка чи медитація, щоб зібрати думки докупи. Потім я починаю планувати свій день та узгоджую плани з Настею. Залежно від поточних проєктів роблю свої задачі.

Рідко все йде за планом — майже постійно щось додається, переноситься, зміщується. І це для мене трохи стресові чинники, вчуся контролювати свої думки в такі моменти. Я обрала для себе бути наполегливою щоб там не було та постійно вдосконалюватися. Але знов-таки для мене це процес, який не обходиться без факапів.

Протягом дня я завжди на зв’язку, щоб відповісти в потрібний момент і швидко розв’язувати питання, які виникають. Або ж розпочати роботу над задачею, розв’язання якої потребує більше часу. Завершую день короткою рефлексією — що було ок, а над чим треба попрацювати.


Дарина Мариненко:

Прокидаюсь рано, перевіряю пошту й телеграм, бо можуть бути термінові скасування зустрічей або, навпаки, нові міти. Списуюсь з Ілоною, запитую, чи є нові задачі.

Загалом я будую свій день самостійно.

Можу піти на танці посеред дня на годину. Але намагаюсь протягом усього дня в будні й почасти на вихідних бути на зв’язку.


Скільки заробляє особистий асистент?

Дарина Мариненко:

Коли приходиш на позицію, у тебе зазвичай запитують, скільки ти хочеш заробляти. Моя зарплата залежала від того, яку суму я називала за годину чи за місяць роботи. Загалом це може бути як 10 000 гривень, коли пул обов’язків невеликий, так і 1000 доларів.

Маргарита Звягінцева:

Думаю, що зарплати асистентів керівників відрізняються залежно від багатьох чинників. По-перше, це досвід. Якщо у вас уже є успішні кейси роботи на подібній позиції — ви можете претендувати на більшу зарплату, аніж той асистент, у якого такого досвіду немає. По-друге, володіння іноземними мовами та вміння працювати з різними програмними засобами. Також, думаю, на рівень зарплати асистента/ки впливає розмір компанії та сфера її діяльності. А ще — обсяг та складність завдань.

Дарія Хірська:

Я не можу назвати якусь чітку суму — усе залежить від того, з ким ви працюєте та який маєте обсяг обов’язків. Зазвичай це питання обговорюють з керівником на старті. Перед співбесідою раджу провести для себе невелике рев’ю. Які ваші сильні сторони: софт-скіли та хард-скіли? Які ваші слабкі сторони відповідно до посади, на яку претендуєте? Оцінити ваші можливості допоможе тестове завдання — уже під час його виконання ви зможете відчути роботу, яку треба буде виконувати.

Читайте також у рубриці Зсередини
/ Амбасадори для В2В бізнесу та ефективні відносини з ними
Історія виробника обладнання для б’юті-майстрів ÜLKA
/ 10 років роботи: «Будинок “Слово”. Нескінчений роман»
Ексклюзивні деталі про шлях фільму до кінотеатрів
/ Українські традиції в дизайні приміщень та архітектурі – без шароварщини
Поради від архітекторки Катерини Ярової
Аукціони, унікальні продукти, ютуб і менторство
Які танці з бубном вигадують благодійники, щоб збирати кошти на відбудову шкіл
Як створити й провести подкаст?
Розмова зі співведучими та героями подкаст-каналу «У чому виклик?»
Інші статті за темами
Підписатися
Підпишись на нашу розсилку і будь в курсі всіх оновлень
Підпишись на нашу розсилку і будь в курсі всіх оновлень