Пам’ятаєте Енді, особисту асистентку Міранди Прістлі з фільму “Диявол носить Prada”? Рано-вранці вона бігла купувати начальниці каву, шукала неопубліковану частину “Гаррі Поттера” для дітей Міранди, розвішувала одяг, який кидали їй прямо на робочий стіл і майже не мала часу на особисте життя.
Чи справді життя особистих асистентів має такий вигляд, чи це лише вигадана історія з фільму? Щоб розповісти про реальні задачі та обовʼязки особистих асистентів, ми поспілкувалися з трьома героїнями, які обіймають цю посаду.
У новому матеріалі розповідаємо про те, як дівчата стали особистими асистентками, що входить до їхньої щоденної робочої рутини та як ця робота впливає на життя.
особиста асистентка СОО групи стартапів й продюсерки OUP
Як ви стали особистою асистенткою?
Дарина Мариненко:
За освітою я вчителька англійської, зараз навчаюсь на магістратурі. Раніше я викладала англійську в онлайн-школах, працювала в освітньому стартапі як авторка й проджект-менеджерка. Поки вчилась у коледжі, знайшла іншу свою любов — маркетинг. Уже 4 роки я працюю в цій сфері — встигла побути як піар-, так і бренд-менеджеркою. До речі, особистою асистенткою вперше я також працювала в інтернет-маркетолога. Під час повномасштабного вторгнення Росії в Україну Дарина почала працювати в операційної директорки та продюсерки Ілони Шнейдер.
Поки вчилась у коледжі, знайшла іншу свою любов — маркетинг
Маргарита Звягінцева:
Я працюю особистою асистенткою керівника в агенції digital-маркетингу Inweb. Два роки тому я прийшла працювати в Inweb на посаду проєктної менеджерки з контекстної реклами. Культура компанії, її цінності та місія мені дуже відгукнулися: на роботу я завжди ходила залюбки, з інтересом та баченням перспективи.
Після 24 лютого 2022 року мені довелося звільнитися, оскільки ми із сім’єю вирішили тимчасово переїхати до Канади. І це якраз той випадок, про який кажуть: “Може, і в спокої, але не вдома”. Близько року ми прожили у Ванкувері й вирішили повернутися до України.
Оскільки після звільнення я зберегла дуже теплі стосунки з людьми з Inweb, перед приїздом в Україну зі мною зв’язався Олексій Мамонтов (CEO Inweb). Він запропонував повернутися в команду на посаду його особистої асистентки — і я погодилась.
На роботу я завжди ходила залюбки, з інтересом та баченням перспективи
Дарія Хірська:
Розпочалося все з того, що я вирішила трохи змінити діяльність. Раніше я працювала SMM-спеціалісткою курсів з підготовки до Зовнішнього незалежного оцінювання та Національного мультипредметного тесту. Але мені хотілося вийти за межі соціальних мереж і опанувати маркетинг більш стратегічно та комплексно.
Одного дня в сторіз Bazilik я побачила, що Настя Іванічева шукає собі асистентку, або краще сказати праву руку, партнерку та однодумицю. Стався метч, очі загорілись. Це була прекрасна можливість зануритися в нову сферу бренд-маркетингу, ще й у співпраці із сильною спеціалісткою.
Я представилась, виконала тестове завдання — і мене запросили на інтерв’ю. Майже годину я спілкувалась із Настею, хвилювалась, але розмова вийшла приємною, і вже тоді я дізналась нове для себе. Далі було ще одне інтерв’ю — з колегою Насті, яка допомагала їй у пошуках асистентки. За декілька днів після другого інтерв’ю я отримала повідомлення про те, що мене запрошують на двотижневе стажування разом зі ще однією дівчиною.
Це була прекрасна можливість зануритися в нову сферу бренд-маркетингу, ще й у співпраці із сильною спеціалісткою
Чим займається ваш керівник (-ця)?
Дарина Мариненко:
Ілона Шнейдер — СОО (Chief Operating Officer) декількох стартапів. Також вона продюсерка — з початку повномасштабної війни знімає разом з ОУП документальні фільми про Маріуполь, блекаут та інші. Ілона є частиною українського павільйону, який представлятиме Україну на Венеційській Архітектурній Бієнале.
Маргарита Звягінцева:
Олексій Мамонтов, CEO Inweb, керує всією командою. Він займається стратегічним, операційним та фінансовим напрямами розвитку Inweb. Задає темп і тон, так би мовити. Стежить за виконанням поставлених бізнес-цілей, менеджерить команду директорів департаментів та забезпечує високу якість роботи компанії загалом. А ще аналізує дані та формує вектори для майбутнього розвитку.
Оскільки Inweb входить до групи IT-компаній Netpeak Group, Олексій ще й тісно співпрацює з іншими СЕО та менеджерами продуктів.
Дарія Хірська:
Настя Іванічева — бренд-стратегиня та маркетологиня. Вона просто неймовірно сильна людина і спеціалістка, яка працює з українськими та іноземними проєктами. Настя добре знає, як створювати бренди та управляти ними. Наразі вона працює в проєкті під NDA (угода про нерозголошення — прим. ред.), консультує та розвиває українські бренди, а також навчає людей вести бренд-комунікації.
Які обов’язки в особистого асистента?
Дарина Мариненко:
Шукаю підрядників, створюю зустрічі й організовую міти, прописую/редагую бюджети проєктів, можу прорахувати логістику, відправляю документи та перевіряю їх і ще багато інших задач. Також, комунікую з усіма, кому необхідно зустрітись з Ілоною, допомагаю контролювати дедлайни у проєктах.
Різноманітність завдань мене особисто дуже драйвить
Маргарита Звягінцева:
Я виконую різноманітні операційні задачі, щоб розвантажити СЕО й дати йому можливість фокусуватися на стратегічних питаннях розвитку компанії.
Збираю, систематизую та оформлюю інформацію, яка необхідна для відстеження прогресу виконання головних бізнес-задач. Також беру активну участь в організації внутрішніх тимбілдингів, івентів, навчання, привітань тощо. А ще я комунікую з директорами департаментів, готую загальні звіти й презентації. Така різноманітність завдань мене особисто дуже драйвить.
У кожного бренду є своя унікальна історія, місія, голос, і дуже важливо вміти із цим працювати
Дарія Хірська:
З Настею Іванічевою ми працюємо у сфері маркетингу і створюємо сильні бренди для бізнесу. У кожного бренду є своя унікальна історія, місія, голос, і дуже важливо вміти із цим працювати. Інструменти можуть бути схожі, однак результати є особливими.
До моїх обов’язків як асистентки та комунікаційної менеджерки входить багато задач: спілкування з представниками бізнесу, які звертаються по консультації до Насті, планування зустрічей, участь у підготовці до консультацій, збір та аналіз необхідної інформації для подальшої роботи, систематизація та робота з різними матеріалами в межах проєктів, підготовка вихідних документів, участь у дзвінках.
А ще Настя є кураторкою курсу Brand Communication Course у Bazilik School, в організації якого я також допомагаю.
Найскладніше та найцікавіше в роботі
Дарина Мариненко:
Найскладнішим є період, протягом якого треба зрозуміти людину, з якою працюєш. Цей період може бути довгим. На першій співбесіді я слухала про проєкти, якими займається Ілона, і розуміла, що мені це подобається, я хочу брати в цьому участь. Для мене є цінним відчуття, що я причетна до чогось великого й цікавого. Стартапи — це така сфера, коли постійно вчишся чогось нового.
Маргарита Звягінцева:
Найскладніше — це планувати час так, щоб у будь-який момент можна було внести зміни в розклад. Я повинна бути гнучкою і водночас системною, щоб вчасно виконати завдання. Треба вміти миттєво реагувати на зміни в розкладі й пріоритетах керівника, оперативно відповідати на раптові завдання, швидко перемикатися.
Найцікавіше — можливість постійного спілкування та співпраці з висококваліфікованими професіоналами в галузі інтернет-маркетингу.
Дарія Хірська:
Найскладніше в роботі — працювати з тим, що до цього ніколи не робила, і намагатись робити це вчасно, бо темп доволі швидкий. Виникає багато правок, доопрацювань, уточнень, змін, але все це робочі моменти, з якими я ще вчуся справлятись. Я намагаюся сприймати це як нові виклики, що розвивають мене.
Цікавого багато: щоразу я чую нові думки, ідеї, завдання. Спостерігаю за різними контекстами, естетикою, форматами.
Це наповнює мене та розширює світобачення.
Як робота особистим асистентом впливає на життя?
Дарина Мариненко:
Я б не сказала, що кардинально. Але в тебе є певний пул умов і обов’язків. Якщо ти працюєш з людиною в Києві, потрібно й жити в Києві. Ми з Ілоною працюємо онлайн, але іноді й офлайн. Це заважатиме, якщо ти любиш подорожувати, наприклад.
Як і на кожній роботі, у тебе є відповідальність перед людиною і дедлайни, але іноді може “прилітати” задача, яку треба зробити тут і зараз. На моїй попередній роботі було так, що ми з клієнтом перебували в різних країнах, у різних часових поясах, тож я підлаштовувалась і працювала вночі.
У свого минулого клієнта я була бізнес-асистенткою. 23 лютого 2022 року ми зустрілись на брейншторм і склали купу планів. Я забрала на себе величезний пул обов’язків, лягла спати о 2-й ночі. А вранці почалось повномасштабне вторгнення. Деякий час я жила в окупації, без зв’язку. А коли вдалося виїхати, почала розгрібати купу повідомлень. Я не мала змоги вчасно на них відповісти, і це, звісно, затримало певні дедлайни.
Більшість проєктів Ілони Шнейдер допомагають розвивати Україну чи показувати її світу. Найкрутіше для мене — бути частиною таких важливих проєктів і працювати з людиною, якою захоплюєшся.
Як і на кожній роботі, у тебе є відповідальність перед людиною і дедлайни, але іноді може “прилітати” задача, яку треба зробити тут і зараз
Дарія Хірська:
Ті, хто хоче обійняти цю посаду, мають розуміти, що потрібно буде працювати в темпі свого керівника, бути готовим до незапланованих задач. Думаю, буде складно, якщо у вас різні принципи й переконання.
Ця позиція дає змогу отримувати унікальний досвід і переймати знання керівника. Настя часто дає мені поради, це допомагає розвиватися.
Факапи у мене траплялись, і не раз. Особливо коли я намагаюсь зробити щось ідеально і з першого разу. Спойлер: так не буває. Проблема найчастіше була в тому, що я ставила мало уточнювальних запитань під час роботи, і в результаті мені доводилось перероблювати завдання. Тому варто все детально проговорювати й не боятися ставити додаткові запитання.
Факапи у мене траплялись, і не раз. Особливо коли я намагаюсь зробити щось ідеально і з першого разу
А найяскравіші спогади — це наші зустрічі наживо. Більшість часу ми спілкуємось онлайн, бо Настя зараз працює з проєктом у Польщі. Наживо ж ти відчуваєш вайб людини, а він неймовірний.
Маргарита Звягінцева:
Асистент має бути завжди на зв’язку, готовий допомагати й розв’язувати будь-які проблеми, що можуть виникнути протягом робочого дня керівника.
Вважаю, що відповідальність на цій посаді велика, але й можливостей також багато.
Нещодавно ми організовували невеликий тимбілдинг для команди, який складався з двох частин: онлайн та офлайн. Під час онлай-частини ми ділилися спогадами, розмовляли в Zoom. А офлайн-частина передбачала командну вечерю для тих, хто може прийти в офіс. Так-от я придумала замовити доставку з McDonald’s, який тільки-но відкрився в Одесі з початку повномасштабного вторгнення, тому зібрались величезні черги. Урешті всі були щасливі.
Типовий робочий день асистента
Починаю день з перевірки електронної пошти й повідомлень у месенджерах
Маргарита Звягінцева:
Починаю день з перевірки електронної пошти й повідомлень у месенджерах. Далі переглядаю to do план на день, дивлюсь на обсяг задач. Разом з Олексієм ми виконуємо різні адміністративні та операційні задачі по Inweb у цілому. Я можу готувати звіти, актуалізувати якусь інформацію та збирати дані. Або розробляти презентацію, організовувати тимбілдинг чи складати план/кошторис. Іноді готую публікації для внутрішніх командних каналів — зазвичай це привітання колег із Днем народження або з річницею роботи в Inweb.
Рідко все йде за планом — майже постійно щось додається, переноситься, зміщується
Дарія Хірська:
Розпочинати день я намагаюся зі своїх ранкових ритуалів, вони допомагають мені зібратися та налаштуватися на продуктивний день. Зазвичай це — легка зарядка чи медитація, щоб зібрати думки докупи. Потім я починаю планувати свій день та узгоджую плани з Настею. Залежно від поточних проєктів роблю свої задачі.
Рідко все йде за планом — майже постійно щось додається, переноситься, зміщується. І це для мене трохи стресові чинники, вчуся контролювати свої думки в такі моменти. Я обрала для себе бути наполегливою щоб там не було та постійно вдосконалюватися. Але знов-таки для мене це процес, який не обходиться без факапів.
Протягом дня я завжди на зв’язку, щоб відповісти в потрібний момент і швидко розв’язувати питання, які виникають. Або ж розпочати роботу над задачею, розв’язання якої потребує більше часу. Завершую день короткою рефлексією — що було ок, а над чим треба попрацювати.
Дарина Мариненко:
Прокидаюсь рано, перевіряю пошту й телеграм, бо можуть бути термінові скасування зустрічей або, навпаки, нові міти. Списуюсь з Ілоною, запитую, чи є нові задачі.
Загалом я будую свій день самостійно.
Можу піти на танці посеред дня на годину. Але намагаюсь протягом усього дня в будні й почасти на вихідних бути на зв’язку.
Скільки заробляє особистий асистент?
Дарина Мариненко:
Коли приходиш на позицію, у тебе зазвичай запитують, скільки ти хочеш заробляти. Моя зарплата залежала від того, яку суму я називала за годину чи за місяць роботи. Загалом це може бути як 10 000 гривень, коли пул обов’язків невеликий, так і 1000 доларів.
Маргарита Звягінцева:
Думаю, що зарплати асистентів керівників відрізняються залежно від багатьох чинників. По-перше, це досвід. Якщо у вас уже є успішні кейси роботи на подібній позиції — ви можете претендувати на більшу зарплату, аніж той асистент, у якого такого досвіду немає. По-друге, володіння іноземними мовами та вміння працювати з різними програмними засобами. Також, думаю, на рівень зарплати асистента/ки впливає розмір компанії та сфера її діяльності. А ще — обсяг та складність завдань.
Дарія Хірська:
Я не можу назвати якусь чітку суму — усе залежить від того, з ким ви працюєте та який маєте обсяг обов’язків. Зазвичай це питання обговорюють з керівником на старті. Перед співбесідою раджу провести для себе невелике рев’ю. Які ваші сильні сторони: софт-скіли та хард-скіли? Які ваші слабкі сторони відповідно до посади, на яку претендуєте? Оцінити ваші можливості допоможе тестове завдання — уже під час його виконання ви зможете відчути роботу, яку треба буде виконувати.