Зсередини

Хто такий івент-менеджер

Розмовляємо із СЕО EVENTCAFE, власником агентства S*EVENT, Event & Communication manager don’t Take Fake та власником івент-агентства Keller PR&Events
Мар'яна Хемій, 28.07.2021

Розмовляємо із СЕО Eventcafe Юлією Шапаренко, власником агентства S*EVENT Сергієм Неклевою (kartyna), Event & Communication manager don’t Take Fake Анною Богдан та власником агенції Keller PR&Events Вадимом Келлером.

Фахівці розповідають, як обрали професію, про обов’язки й виклики, які постають перед івент-менеджерами, а також дають поради початківцям.


Юлія Шапаренко, 
СЕО EVENTCAFE
Сергій Неклева (kartyna), власник агенства S*EVENT
АннА Богдан,
Event & Communication manager don’t Take Fake
Вадим Келлер,
власник агенції Keller PR&Events

Як обрали професію?

Юлія Шапаренко:

У професію я потрапила 8 років тому. Вчилась на юрфаці в університеті Шевченка, але розуміла, що мені бракує творчої реалізації і що очікування від професії юриста (навіяні американськими фільмами) і реальність у нас дуже різняться. Тоді з’явилось бажання спробувати себе в чомусь іншому. Навчання не покинула, але почала шукати варіанти.

Подружка, що працювала на телеканалі, знімала напередодні репортаж про івент-агенцію і запропонувала мені спробувати себе в цьому. Я знайшла в гуглі декілька агенцій. Тоді не було Instagram, тому я переглянула сайти й обрала ту агенцію, що найбільше сподобалась, і написала їм. Мене взяли на роботу, і так почала працювати.


Вчилась на юрфаці в університеті Шевченка, але розуміла, що мені бракує творчої реалізації і що очікування від професії юриста і реальність у нас дуже різняться

Сергій Неклева (kartyna):

У професію я потрапив випадково, організувавши на спір концерт геві-метал гурту. Сталося це майже одразу після закінчення школи. Провівши захід, зрозумів, що саме цим я мріяв займатися.


Анна Богдан:

Мій шлях в івенти можна назвати романтичним, сповненим пригод, усвідомлених рішень, виходів і повернень та красивих історій. Усе це пов’язане з пошуками себе і професії, яку я люблю.

Потрапила в цю сферу цілком випадково. Після закінчення школи ми всі вирішували, куди вступати. Тоді я не знала, чого точно хочу, діяла інтуїтивно і зрозуміла, що вивчатиму мови, бо мені це подобається, а далі розберусь. Так я стала вчитися на перекладачку італійської і рано почала підпрацьовувати в італійському закладі як хостес, практикувала мову.

Там познайомилася з музикантами — мені було цікаво спілкуватися, подобалася сфера. І я почала з ними співпрацювати — їздила на гастролі, допомагала з організацією концертів. Потім на якийсь час перестала цим займатися, вчила інші мови й відчула, що мені чогось бракує. Зрозуміла, що подій.

Пів року я жила у Франції, вивчала французьку і, повертаючись в Україну, свідомо вирішила співпрацювати з якоюсь івент-компанією у Києві. Я розуміла, що в Києві мені буде легше комунікувати з підрядниками, до того ж уже мала зв’язки.

 Мій шлях в івенти можна назвати романтичним, сповненим пригод, усвідомлених рішень, виходів і повернень та красивих історій. Усе це пов’язане з пошуками себе і професії, яку я люблю

Вакансії, які я розглядала, мені не подобалися. Аж якось подруга поділилася постом, де йшлося, що весільне агентство Make my day шукає менеджера. Потрібно було виконати тестове завдання, і стояв жорсткий дедлайн, який збігався з моїм днем народження. Але я змінила плани, бо розуміла, що це саме те, чим я хочу займатися. Make my day організовували не класичні весілля, а нестандартні, креативні.

Конкурс виявився великим. Я подала заявку, а коли довго не отримувала відповіді, достукалася до власників, прийшла на їхні семінари й таки потрапила на роботу. Працювала в агенції якийсь час, реалізовувала цікаві проєкти. Серед них — весілля на вертолітному майданчику, концепція якого була пов’язана зі Східним експресом. Ми створили на даху вокзал, декорували вагон під люкс. Залучили костюмерів, гостей зустрічали актори в костюмах у стилі 20-х років минулого століття. Ця подія потребувала швидких реакцій, а підрядники, яких я знайшла, продовжують співпрацювати з нами в інших компаніях.


Вадим Келлер:

Спочатку взагалі не хотів займатися організацією заходів. Я був пов’язаний з піаром, і мені здавалося, що події — це щось одноманітне, нудне й короткострокове. Та у якийсь момент поглянув на заходи з іншого боку — як на одноденне мистецтво, що створює красиве, унікальне, щоразу нове. Саме на цьому спеціалізується наше агентство. Адже ми не маємо стандартизованих програм, застосовуємо “індпошив” для кожної події, тому занурюємося у проєкти з головою.

 У якийсь момент поглянув на заходи з іншого боку — як на одноденне мистецтво, що створює красиве, унікальне, щоразу нове


 

Хто такий івент-менеджер

Юлія Шапаренко:

Івент-менеджер — людина, яка може все. Це мультиособистість, яка водночас психолог, креатор, чіткий менеджер, антикризовий менеджер і ще багато хто в одній персоні.

А загалом — людина, яка любить людей і кайфує, коли вони отримують задоволення від того, що менеджеру вдалося реалізувати.


Сергій Неклева (kartyna):

Незважаючи на величезне бажання якось називати людей нашої професії, найголовнішим критерієм, як на мене, є уміння людини з нашої індустрії створювати події, які змінюють уявлення про час і простір.


Анна Богдан:

Івент-менеджер — це людина, яка одночасно і креативна, і раціональна; розсудлива й ризикова. Людина різностороння, всеосяжна, яка може бути тут і зараз, уміє адаптуватися до людей та менеджерити їх.


Вадим Келлер:

У нашій агенції немає івент-менеджерів. Коли приходить замовник, який точно знає, що він хоче, і ці процеси курує менеджер, — це івент-менеджмент. Натомість у нас працюють координатори проєктів, оскільки ми створюємо індивідуальні проєкти для кожного клієнта.

Якщо ж, як у нашому випадку, розглядати позицію івент-менеджера як координатора, то це людина, яка повністю координує свято — від вибору закусок до організації усіх процесів, навіть технічних, роботи зі спецефектами тощо. Івент-менеджер координує групу людей, яка працює над одним великим замовленням — організацією заходу. Але насамперед це грамотна, всебічно розвинена людина, яка знає тренди, розбирається в їжі, напоях, технічному обладнанні.

Це грамотна, всебічно розвинена людина, яка знає тренди, розбирається в їжі, напоях, технічному обладнанні.


Що входить до обов’язків?

Юлія Шапаренко:

Багато чого — на різних етапах івент-менеджер виконує абсолютно різні задачі. Іноді проєкти заносять тебе туди, де ти й уявити не могла, що опинишся.

В один момент креативиш над концепцією, далі домовляєшся з державними установами про проведення заходу, скаутиш нові локації, відтак комунікуєш з командою, налаштовуючи на класну роботу.


Сергій Неклева (kartyna):

Наш єдиний обов’язок — розв’язати задачу клієнта в найефективніший спосіб. Я впевнився, найуспішнішими стають ті, хто не концентрується на своїх обов’язках, а знаходить делікатний баланс між умінням чути клієнта і вмінням максимально ефективно скорочувати різницю між презентованим і затвердженим задумом та фінальним результатом. Як правило, це допомагає “зібрати” ідеальний захід, під час підготовки до якого у вас можуть з’явитися настільки несподівані задачі, що вам навіть не спаде на думку описувати подібне в посадових інструкціях.


Найуспішнішими стають ті, хто знаходить делікатний баланс між умінням чути клієнта і максимально ефективно скорочувати різницю між затвердженим задумом та фінальним результатом.

Вадим Келлер:

У нашій агенції до обов’язків івент-менеджера входить координація і менеджмент усіх процесів заходу під ключ — від створення запрошення до подання страв на стіл, регулювання самого заходу та дотримання таймінгу. Для кожного заходу призначаємо старшого івент-менеджера, до обов’язків якого входить дотримання таймінгу й сценарію, а інші менеджери працюють у його команді.


Якими подіями опікуєтеся? Чи різняться підходи в їх організації?

Юлія Шапаренко:

Ми займаємося лише приватними святами: весілля, дитячі заходи, приватні вечірки, особливі сімейні події, а також організовуємо фототур Марини Карпій Україною. Раніше найбільше любила організовувати весілля, зараз подобаються приватні вечірки.

Підходи до організації індивідуальні в кожному випадку. Організовувати весілля найбільш відповідально і стресово, бо в ідеалі для людей ця подія — один раз на все життя. Коли готуєш дитячий День народження, доводиться уявляти себе дитиною і приміряти на себе різні ідеї й активності.

На приватних святах хочеться дивувати й водночас розкривати індивідуальності тих, для кого все це відбувається, пропонувати таке, чого вони самі не очікують.


Час компаній-мультиінструменталістів давно минув.

Сергій Неклева (kartyna):

Найбільше в нашій професії подобається те, що кожен проєкт — це нові задачі й нові рішення. Тому мені складно виділити, із чим я люблю працювати. Інша річ, що ми як компанія завжди надаємо перевагу проєктам, у яких вважаємо свою експертизу максимально відповідною до запитів клієнта. Тому іноді можемо відмовитися від деяких запитів чи пропозицій.

Мені здається, час компаній-мультиінструменталістів давно минув. Уміння якісно організовувати конференц-сервіс або створювати шоу популярних артистів — це два протилежні вміння. Тому будь-який обраний вами напрям приноситиме певний досвід і, відповідно, різницю в підходах.


Анна Богдан:

Заходи, які ми реалізовуємо, — масштабні й такі, що не забуваються. Ми наповнюємо їх змістом, а також для нас важливо, щоб усе було естетично, красиво.


Наш головний підхід — це якість, заглиблення, захоплення, щоб продукт подобався не лише замовнику, а й команді.

Вадим Келлер:

Підходи не відрізняються. Наш головний підхід — це якість, заглиблення, захоплення, щоб продукт подобався не лише замовнику, а й команді. Якщо всі ці чинники поєднуються — вдається організувати приголомшливий захід.

Нам подобаються всі події, які ми створюємо. Любимо масштабні, складні заходи, після яких відпочиваєш кілька днів з вимкненим телефоном. Подобаються маленькі бутикові івенти з певними фішками. Ми, без перебільшення, закохуємося в кожну подію, з якою працюємо. Натомість івенти, які не збігаються з нашою ідеологією, не підходять нашому баченню, не беремо в роботу.

Я часто кажу це й колегам, і клієнтам — ми не робимо заходи, ми створюємо події — як особисті, так і для брендів. “Захід” — слабка характеристика, зважаючи на те, як ми щоразу пропрацьовуємо ідею і сценарій івенту.


Які виклики у професії івент-менеджера

Юлія Шапаренко:

По-перше, робота з людьми означає, що до кожного клієнта потрібно знайти підхід, відчути його, бути з ним на одній хвилі — навіть тоді, коли ти не в ресурсі. По-друге, потрібно постійно бути на зв’язку, віддаватися роботі на повну.


Сергій Неклева (kartyna):

Найбільшим викликом для мене є вигорання. Це стається, коли тривалий час від тебе постійно очікують зростання, розвитку, і є необхідність дивувати. Найгірше — коли намагаєшся відповідати цим очікуванням і постійно знаходити нові формати й рішення. Важливо розуміти, що іноді найкращим рішенням може бути банальний коктейльний прийом.


Анна Богдан:

Робота івент-менеджера передбачає, що ти не спиш, не відпочиваєш, робиш задачі “на вчора”, працюєш цілодобово і знаєш, що, прокинувшись уранці, обов’язково отримаєш неочікувану задачу від креативного директора. Це адреналін. Якщо тебе таке заводить — це класно. Якщо ж ставишся до цього, як до задач, яких треба скоріше позбутися, тебе це обтяжуватиме. У такому випадку, найімовірніше, івент-сфера не для тебе.

Потрібно бути готовим, що за день можеш пройти і 40 км, можеш заснути на локації. Варто розуміти, що такий робочий режим упливає на особисте життя, а також усі наслідки цього. Але якщо ти любиш те, що робиш, навіть такі труднощі в кайф.

Сфера івент-менеджменту передбачає, що в тебе має бути багато знайомих. По-перше, тому, що багато спілкуєшся. По-друге, ви допомагаєте одне одному знайти потрібних людей, реквізит тощо. Це про спілкування, взаємну підтримку, команду й навіть дружбу. Якщо івент-менеджер — одинокий рейнджер, то, на жаль, його шлях в івентах швидко завершиться.

Читай також: “Нам важливо виховувати любов до брендів”. Юля Сосновська про комунікації don’t Take Fake та організацію івентів


Вадим Келлер:

Головний виклик у професії івент-менеджера — вигорання. Люди втомлюються, йдуть в інші бізнеси і навіть кажуть, що це була їхня помилка. Адже ти повинен бути залученим цілодобово, продумати всі деталі й надалі відповідати за них, концентруватися на важливих нюансах.

Другий виклик — уже згаданий вище — бути цілодобово на зв’язку, приділяти роботі багато уваги. Іноді потрібно працювати на вихідних, іноді — місяць-два без вихідних.

Третій — після таких марафонів врешті обираєш короткий відпочинок, замість того щоб поповнювати свої знання в індустрії, ідейну базу, приділяти увагу натхненню, що теж важливо. Якщо випускати це з уваги, починає сипатися все інше.


Поради початківцям

 Не очікуй, що буде легко й весело

Юлія Шапаренко:

Не очікуй, що буде легко й весело. Це динамічна робота, яка дарує купу емоцій, вражень і подібного, але водночас вона непроста. Виклики й сюрпризи трапляються на кожному кроці. Окрім того, ти дуже залежиш від інших людей — партнерів, команди, клієнтів.


Сергій Неклева (kartyna):

Єдина порада в нашому ремеслі — потрібно бути в курсі, що відбувається в індустріях, які у 21 столітті генерують максимальну кількість сенсів. Для мене це фешн, наука, музика, арт і кіно, хоча останнім часом жанр фантастики в кінематографі значно поступається реальним науковим досягненням.


Анна Богдан:

  • Насамперед пораджу горіти улюбленою справою, всотувати все, як губка, багато вчитися.
  • Не сперечатися, а намагатися перейняти досвід тих, хто вже щось уміє.
  • Не боятися.
  • Немає нічого неможливого, можна розв’язати будь-яке питання. Потрібно робити — і все вдасться.


 Стався до організації подій не як до роботи, а як до самовираження, і, відповідно, до себе — як до творця проєктів, що ретранслюють тебе, твоє красиве бачення світу. Тоді ти жодного дня не працюватимеш

Вадим Келлер:

Тим, хто лише починає, я б радив ставитися до організації подій не як до роботи, а як до самовираження, і, відповідно, до себе — як до творця проєктів, що ретранслюють тебе, твоє красиве бачення світу. Тоді ти жодного дня не працюватимеш.

Якомога більше часу приділяй здобуттю нових знань. Бо навіть якщо є база, вона швидко стає неактуальною.

Постійно показуй навколишнім, що ти робиш. Важливо, коли не лише твої гості задоволені, а й інші бачать, що ти робиш щось красиве. Щоб івенти, які організовують в Україні, не асоціювалися з весіллям із жахливими конкурсами, ведучими й подібним, адже це значно багатогранніша професія. Варто руйнувати стереотипи, і тоді будь-якому спеціалісту в цій галузі буде гарантовано успіх.


Дізнатися більше про те, як створювати івенти: від народження ідеї та розробки програми до складання чеклісту та бюджетування можна на Event marketing workshop в Bazilik School від Юлії Сосновської

 Записатися 


Підтримай нас на Patreon!

 Donate

Читайте також у рубриці Зсередини
Інші статті за темами
Підписатися
Підпишись на нашу розсилку і будь в курсі всіх оновлень
Підпишись на нашу розсилку і будь в курсі всіх оновлень