Зсередини

Онлайн (не) руйнує плани: як покроково організувати освітню онлайн-подію

Поради від організаторів фестивалю Plan B
Данилюк Даяна, 28.08.2020

В умовах карантину багатьом організаторам освітніх ініціатив довелося скасувати заплановані проєкти чи перенести їх в онлайн-простір. Фестиваль соціальних інновацій та нової музики Plan B, зокрема проєкт Idea Boot Camp, не став винятком.

Оскільки буткемп сприяє реалізації інноваційних ідей у сфері креативних індустрій, було важливо провести його саме під час глобальних світових змін, щоб учасники пропрацювали свої актуальні проєкти впродовж карантину.

У квітні мав відбутись офлайн-проєкт, під час якого учасники зі всієї України прокачали би свої ідеї. Навесні організатори відібрали команди до участі в буткемпі, запросили 34 міжнародних та локальних менторів, обрали 82 актуальні для українського й локального контексту ініціативи.

Але через пандемію команда повністю переформатувала подію та перенесла її в онлайн-простір. Це стало несподіваним менеджерським експериментом, який дав новий досвід, інструменти та інший погляд на комунікації.

У цій статті організатори зібрали поради, які можна застосувати під час розроблення й планування освітніх онлайн-подій і воркшопів.


Як організувати менторські сесії

Якщо ви організовуєте освітню подію, під час якої учасники мають втілювати власні проєкти, потрібно передбачити в програмі консультації з менторами. Оптимально залучити 4-8 менторів з міжнародним та локальним досвідом, щоб учасники розвинули свої ідеї з різних ракурсів.

Якщо у вас є й міжнародні спікери, обов’язково додайте до анкети запитання про рівень володіння англійською

Краще розподілити менторів відповідно до сфер та напрямів, у яких команди працюють чи планують власні проєкти. Важливо враховувати й побажання самих учасників. Тому на етапі відбору у формі заявки можна запитати, кого саме вони бачать своїми наставниками. Якщо у вас є й міжнародні спікери, обов’язково додайте до анкети запитання про рівень володіння англійською.

Зазвичай для консультації з ментором достатньо години, тоді сесія виходить більш насиченою та продуктивною. У роботі із зарубіжними менторами варто зважати на часові пояси — з ними завжди плутанина. Тож нагадуйте про сесії учасникам за три дні до зустрічі й за кілька годин до початку. Долучайте перекладачів до міжнародних сесій та одразу передбачте більше часу для спілкування учасників через третю особу.

 Долучайте перекладачів до міжнародних сесій та одразу передбачте більше часу для спілкування учасників через третю особу

Ментори мають готуватися до кожної сесії. Ви можете запропонувати їм таку схему:

  • ознайомлення з профайлом та запитом команди;
  • опрацювання додаткових запитань від команд;
  • формування графіка сесій;
  • заповнення форми зворотного зв’язку.

Радимо перевіряти, чи готові до сесії як учасники, так і ментори. Якщо хтось не підготується, то немає сенсу проводити зустріч.

Упродовж години після зустрічі ментор має дати відгук:

  • рекомендації команді щодо розвитку ідеї: вказати на слабкі та сильні сторони;
  • корисні посилання: файли, ресурси, документи, які можуть допомогти;
  • лінки на успішні українські й закордонні аналогічні проєкти;
  • контакти інших експертів, посилання на фонди чи грантові можливості тощо;
  • додаткові освітні ресурси чи курси.

Розплановувати сесії ліпше в понеділок, щоб усі внесли дату й час зустрічі у свій графік. До речі, краще не робити сесії у неділю та понеділок, бо треба залишати хоча б один вихідний команді проєкту, а у понеділок люди зайняті своєю основною роботою.


Що варто врахувати та як підготуватись

1. Правила участі. Перед стартом пропишіть правила й технічні вимоги для всіх учасників процесу. Для групової динаміки мотивація учасників — це найголовніше, тому дізнавайтеся про неї. Відсіюйте тих, хто не відповідає вимогам.

2. Гайди та інструкції. Підготуйте потрібні документи для координації учасників та команди, а в разі непорозумінь консультуйте учасників індивідуально.

3. Переклад. Заздалегідь узгодьте з перекладачами графіки сесій. Про всяк випадок перевірте, чи маєте перекладача “в запасі”.

4. Сценарій подій. Важливо продумати всі варіанти розвитку подій, передбачити альтернативні виходи із ситуацій, розуміти, хто на що впливає та що від кого залежить.

5. Постійна комунікація. Обов’язково підтримуйте зв’язок з учасниками, оперативно відповідайте на запитання.

6. Технічні питання. Стежте за вчасною оплатою акаунтів, інтернету, світла й нагадуйте про це учасникам. Адже через несподівані відключення може злетіти весь ретельно спланований графік.



Ваші діджитал-помічники

Doodle опитування — за допомогою цього додатка складають графіки доступного часу для менторських сесій. Можна також запрошувати учасників до участі в голосуванні: надсилати запрошення на пошту чи ділитися лінком.

Zoom — сервіс для відеоконференцій, через нього зручно адмініструвати менторські зустрічі.

Google Calendar — стане в пригоді для запрошення учасників та нагадування про зустрічі. Він дає змогу планувати сесії в Zoom, одразу синхронізувати їх із гугл-календарем, а потім надсилати запрошення учасникам команд.

Telegram — для координації учасників та оперативного спілкування.


Як працювати з основними викликами

Виклик 1. Різна обізнаність команд з діджитал-інструментами.

Порада: Перед запуском проєкту варто дізнатися, чи всі учасники вміють користуватися потрібними програмами, додатками, чи мають техніку. На основі їхніх відповідей можна підготувати гайди.

Виклик 2. Багато комунікаційної роботи за малий проміжок часу та велике навантаження на команду.

Порада: Для полегшення роботи команди менеджерів підготуйте гайди. Подбайте, щоб вони були максимально прості й зрозумілі, використовуйте відео й візуалізуйте складне.

Виклик 3. Скасування та перенесення сесій.

Порада: В учасників можуть змінюватися графіки й плани, тож варто створити інструменти мотивації та санкцій. Наприклад, організаторки буткемпу запустили серію розповідей про команди #ГордістьIBC2020 на Facebook-сторінці та в Telegram-каналі Plan B. Це підбадьорило команди й допомогло їм у нетворкінгу.

Виклик 4. Незадоволеність учасників.

Порада: Не будьте відстороненим спостерігачем: постійно спілкуйтеся з учасниками, допомагайте розв’язувати конфліктні ситуації, просіть більше фідбеків. Якщо конфлікт не вдається розв’язати, залучайте медіатора.


Do’s & Don’ts освітніх проєктів

Що варто зробити:

  1. Перевірте концепцію і готовність вашого проєкту в реальних умовах. Наприклад, відберіть 20 команд та за 2 тижні пройдіть з ними всі менторські сесії. Це допоможе уникнути деяких помилок під час події.
  2. Установіть собі тижневі KPI й моніторте їх щотижня, щоб швидко аналізувати середовище та вносити відповідні зміни в проєкт.
  3. Робіть щоденні стендапи з усіма членами команди.
  4. Відбирайте максимально мотивованих учасників, адже онлайн-формат потребує ще більшої концентрації.
  5. Проведіть опитування про очікування команд від участі в проєкті.
  6. Майте план Б і резервний список учасників, менеджерів та волонтерів.
  7. Консультуйтеся зі спеціалістами та іншими організаторами, щоб уникнути зайвих кроків та помилок.
  8. Збирайте відгуки одразу, щоб моніторити ситуацію.
  9. Передбачте нетворкінг між командами. Важливо, щоб учасники та інші ментори знали одне одного й активно спілкувались.
  10. Підтримуйте проєкти учасників після воркшопу: давайте поради, розповідайте про ініціативи в соцмережах, допомагайте просувати успішні кейси.



Чого варто уникати:

  1. Не запізнюйтеся на онлайн-івенти, бо в онлайн 5 хвилин запізнення відчувається як 25 хвилин очікування.
  2. Не виходьте на відеозв’язок у піжамі, домашньому одязі та з купою мотлоху на фоні. Охайний вигляд і однотонний фон допоможуть учасникам не відволікатись.
  3. Не ігноруйте фідбеки учасників, колег, менторів, а одразу опрацьовуйте їх та повідомляйте про впроваджені зміни.
  4. Не будьте нудними! Спробуйте додавати трішки позитиву та креативу в кожен лист для команди чи допис у соцмережах.
  5. Не видаляйте файли! Протягом проєкту накопичується багато інформації, яка ще знадобиться іншим членам команди або партнерам. Архівуйте ці документи.


Збирайте фідбек вчасно

Після проєкту важливо одраз зібрати відгуки й проаналізувати їх, зробити чек-ліст на наступний освітній проєкт та звернути увагу на помилки. Головне — зрозуміти, чи був ваш івент корисним для учасників, та вислухати їхні поради щодо покращення організації, планування, комунікації.

Наприклад, буткемп мав три фідбек-форми: одну для менторів та дві для команд. Кожна команда могла оцінити конкретну менторську сесію. Після завершення буткемпу учасники заповнили підсумкову фідбек-форму, у якій оцінили проєкт загалом. Така форма є найбільш інформативною, оскільки команди пишуть про ментора, який найбільше допоміг, та невдалі сесії, оцінюють технічну складову та зміст зустрічей.

Відгуки учасників допомогли організаторам буткемпу сформулювати головні лайфхаки, якими вони поділилися в цьому матеріалі.

Коментарі надала команда буткемпу: Нікітіна Галина, Нікітіна Людмила, Мар’яна Андрущенко, Тетяна Голубова.

Редактура: Тома Лазаренко, Анастасія Холявка.

Читайте також у рубриці Зсередини
Розпочинаємо кар’єру за 3, 2, 1. Як це — стажуватися у PepsiCo, JTI та Klitschko Foundation
Історії трьох стажерів
Про таргетинги в digital-рекламі. Колонка Богдана Левченка
Таргетуйте — і реклама буде ефективною
/ 7 додатків для розвитку креативності
Щоби генерувати нові ідеї, шукати їх на різних платформах та ділитися з іншими
Хто такий бренд-менеджер
Історії бренд-менеджерок L’oreal Ukraine, Phillip Morris Ukraine та Kiehl’s
Просто про складне: авторське право в Україні
Розбираємось, як працює Закон України “Про авторське право і суміжні права”
Інші статті за темами
Підписатися
Підпишись на нашу розсилку і будь в курсі всіх оновлень
Підпишись на нашу розсилку і будь в курсі всіх оновлень