Пошук роботи, яка задовольняє наші вимоги за графіком, форматом і дає змогу розвиватися, — це тривалий та стресовий процес. Пригадайте момент, коли після кількох місяців співбесід ви нарешті знаходите компанію, з якою трапляється справжній метч за всіма критеріями. Ці емоції ні з чим не сплутаєш, і відчуваються вони, як справжнє свято.
Але після позитивного відгуку з обох сторін і початку роботи настає другий етап стресу для працівника, а саме — адаптація у новому середовищі. Неважливо, наскільки добрий колектив, емпатійний керівник і тепла енергія в офісі. Якщо не допомогти новому працівнику вивчити корпоративну культуру, правила й не пояснити грамотно обов’язки, початок роботи буде для нього дуже складним.
Тому багато роботодавців залучають спеціалістів для розроблення й упровадження системи онбордингу, тобто адаптації. Цей час потрібен новачкам для знайомства з командою і своїми завданнями без поспіху, а отже більш якісно.
Ми запросили Тетяну Волошину, Дар’ю Лещенко та Мар’яну Болобан і поспілкувалися з ними про загальне визначення онбордингу, його середню тривалість, задачі, які розв’язує. Також у матеріалі розповіли про кілька кейсів, пов’язаних з адаптацією, у компаніях, де працюють дівчата — TECHIIA Holding, SupportYourApp та Headway.
HR BUSINESS PARTNER TECHIIA HOLDING
CEO SupportYourApp
Recruitment Team Lead Headway
Що таке онбординг?
Тетяна Волошина:
Це процес адаптації нового спеціаліста, який допомагає йому комфортно приєднатися до колективу, розібратися в робочих процесах і швидше розпочати виконання своїх завдань.
ДАР’Я ЛЕЩЕНКО:
Усі етапи онбордингу створені для ознайомлення нових працівників з компанією й основами роботи в ній. Це загальна інтеграція новачків у корпоративну культуру, а також забезпечення їх інструментами та інформацією, які будуть необхідні для максимальної продуктивності.
Мар’яна Болобан:
Онбординг — це знайомство нового працівника з командою, робочими процесами й адаптація до них. Простими словами, онбординг потрібен для того, щоб нова людина відчула себе частиною команди, комфортно занурилася в роботу та залишилася в компанії надовго.
Які проблеми розв’язує онбординг?
ТЕТЯНА ВОЛОШИНА:
Насамперед якісна адаптація економить час і гроші роботодавця. Оскільки пристосування новачка є масштабним процесом із залученням кількох помічників, це часто уповільнює загальну швидкість роботи над проєктами. Якщо кандидат не залишається на посаді через погано налаштований процес адаптації, тоді компанія знову проходить всі етапи пошуку й нового онбордингу, що тягне за собою низку втрат.
- Фінансові. Вартість найму попереднього спеціаліста, пошук нового, а також оплата роботи за період адаптації можуть негативно вплинути на бюджет компанії, якщо кандидат не залишиться на посаді.
- Часові. Відсутність людини з певними компетенціями пригальмовує розвиток проєкту.
- Результативні. Невдала адаптація спеціаліста, внаслідок чого він пішов з компанії (часто через помилки в онбордингу), змушує повторно витрачати зусилля на пошук і адаптацію людини.
- Комфорт у команді. Працівники не хочуть працювати в умовах частої зміни кадрів, тож це викликає хаос у робочих процесах.
ДАР’Я ЛЕЩЕНКО:
Для нових працівників:
- Налагоджує взаємини з колегами.
- Визначає обов’язки й межі відповідальності.
- Комфортно й без стресу адаптується до нових умов.
- Завчасно поглиблює свої знання у процесах.
Для роботодавців:
- Зменшує відтік персоналу.
- Підвищує лояльність працівників і подовжує їхній життєвий цикл у компанії.
- Зберігає власнику компанії 1-2,5% доходу в період навчання.
Онбординг — це хороша можливість налагодити зв’язок із колегами та менеджерами, які діляться не лише формальними аспектами роботи, а й особистими спостереженнями.
Загалом найважливішими завданнями адаптації є плавне введення працівника в компанію та створення хорошого першого враження, яке допоможе впевнитись у правильності вибору місця роботи. Це завжди класна можливість глибше ознайомити людину з її зоною відповідальності, обговорити взаємодію в команді, а також відповісти на запитання щодо обов’язків.
Етапи адаптації
ТЕТЯНА ВОЛОШИНА:
Онбординг — це живий процес, який має певні особливості в кожній компанії. Щоб зрозуміти свій ідеальний варіант, відповідальному за процес HR варто самому кілька разів пройти цей шлях разом з новачками.
Процес адаптації ніколи не буває однаковим для всіх. Наприклад, базовий онбординг триває 3-6 місяців. За цей час людина налагоджує контакт із командою, заглиблюється в організаційні процеси компанії й починає показувати результати. Однак для керівних посад цей термін може тривати до одного року.
ДАР’Я ЛЕЩЕНКО:
Особливості онбордингу залежать від сфери та виду діяльності компанії, а також від посади. Найчастіше його проводять у три етапи.
1.
ПЕРВИННА ОРІЄНТАЦІЯ: ознайомлення з документами, політикою та процедурами компанії, підписання договорів, реєстрація робочих акаунтів, базові тренінги.
2.
ПРОФЕСІЙНИЙ ТРЕНІНГ: знайомство з командою, робочими інструкціями, інструментами, протоколами.
3.
СТРАТЕГІЧНА КОМУНІКАЦІЯ: зустрічі наодинці, чекапи з HR (30/60/90 днів), зворотний зв’язок, коментарі, зауваження, бесіди.
Якщо під адаптацією мати на увазі комфорт, довіру, розуміння процесів, то кожна людина індивідуальна. Хтось почувається комфортно вже в перші 15 хвилин, а декому для цього потрібно кілька днів. У середньому кандидати адаптуються за перші 3 години онбордингу.
МАР’ЯНА БОЛОБАН:
У Headway адаптація починається ще за тиждень до першого робочого дня новачка. У цей час менеджер планує зустрічі з людиною, офіс-менеджер повинен переконатися, що працівник матиме комфортне робоче місце й необхідну техніку, а команда дізнається, що до компанії приєднається нова людина та знайомиться з коротким інтро про неї.
У перший робочий день у нас є традиція представляти нових колег під час спільного командного обіду. Ми просимо людину розповісти три факти про себе — два правдивих і один фейк. А потім усією командою вгадуємо, що з почутого неправда.
Далі тиждень проходить за обговоренням командних цінностей, традицій, цілей, а також нова людина знайомиться з командою. Для нас важливо створити атмосферу взаєморозуміння, підтримки та емпатії в команді, тому маємо незмінну традицію — неформальні зустрічі за кавою.
Як оцінити ефективність онбордингу?
ТЕТЯНА ВОЛОШИНА:
Показником вдалої адаптації є успішно завершений випробувальний термін, а також перший рік роботи нового працівника. Якщо люди йдуть, то, ймовірно, процес онбордингу в компанії організовано неякісно. Навіть існує теорія: люди, які звільнилися протягом першого року роботи, ухвалили таке рішення майже одразу.
Щоб зібрати розширену інформацію, варто проводити опитування з відкритими запитаннями. Як свідчить досвід, люди часто дають вичерпні та відверті роз’яснення щодо якості онбордингу.
ДАР’Я ЛЕЩЕНКО:
Ефективність онбордингу можна оцінити за такими показниками:
- Оцінка процесу, відгуки й коментарі від кандидатів. Індикатором успішності та ефективності онбордингу насамперед є оцінка самих кандидатів. Після завершення процесу ми просимо новачків заповнити анонімну форму, в якій треба залишити відгуки й коментарі, а також оцінити загальне враження за шкалою від 1 до 5.
- Рівень проходження тесту на засвоєння матеріалу. Після кожного уроку наші кандидати проходять тест на засвоєння знань: складність та детальність запитань залежить від критичності (конфіденційності) інформації на уроці. Кожна компанія має прорахувати свій поріг проходження тесту. У нашому випадку потрібно відповісти правильно на всі запитання, але для цього кандидат має лише три спроби. Якщо всі три спроби невдалі, нам доводиться прощатись із людиною.
- Коефіцієнт відтоку кандидатів під час онбордингу. Хоча втрата кандидатів — це завжди додатковий клопіт, ліпше попрощатися з незацікавленою людиною на стадії адаптації, ніж після витрачання на неї часу й інших ресурсів. Онбординг є першим реальним досвідом роботи з людиною та фільтром на шляху до високої ефективності в компанії. Ми закладаємо в процес найму консультантів 10% звільнень, але цей відсоток може бути нижчим для вищих посад.
МАР’ЯНА БОЛОБАН:
Якщо до завершення випробувального терміну людина розуміє свої завдання, роль у команді та цінності компанії, це означає, що онбординг відбувся успішно. Зазвичай ми оцінюємо це за фідбеком від людини. І тут у нас немає анонімності, адже ми культивуємо відкритість.
Наприклад, ми проводимо розгорнуті фідбек-сесії у кінці першого тижня роботи, всередині випробувального періоду та наприкінці. Успішне завершення випробувального терміну — це, зокрема, результат ефективного онбордингу. І навпаки — неефективний онбординг може призвести до того, що людина піде з команди.
Чи можливо провести адаптацію в онлайн-форматі?
ТЕТЯНА ВОЛОШИНА:
Можливо, але потрібно докласти більше зусиль і ретельніше підготуватися, адже дистанційна робота ускладнює онбординг. Онлайн-спілкування в цьому контексті передбачає звернення до незнайомих людей: відчувається це як розмова з аватарками, а не із живими колегами.
Тому для онлайн-онбордингу раджу підготувати базу контактів з посадами, короткою інформацією про кожного працівника, обовʼязково з фотографіями. Можливо, зідзвонюватися частіше, ніж зазвичай, вмикати камери. Потрібно створювати такі умови, щоб проговорити ті чи інші питання з реальною людиною, а не з аватаркою.
Ще один хороший інструмент, який ми використовуємо в TECHIIA, – це лекції у форматі How it works. Регулярно колеги з різних департаментів пояснюють, як вони працюють, або діляться своїми професійними навичками. Цей процес дуже згуртовує колектив.
Дар’я Лещенко:
У разі онлайн-онбордингу слід приділити більше уваги інформаційній безпеці: провести детальні тренінги про роботу з конфіденційною інформацією, звернути увагу на робоче місце працівника, запитати, чи він ділить його ще з кимось. Якщо так, провести бесіду щодо особистої інформації клієнтів і нерозголошення деталей проєктів.
Інтроверти та екстраверти по-різному реагують на знайомство, тому головна запорука успіху — не проводити онбординг для всіх однаково, а використовувати окремий підхід для кожної людини.
Перед початком онбордингу ми також перевіряємо кандидатів за методом Know Your Customer. Це процес аутентифікації клієнтів у фінансових інституціях, що має на меті запобігти шахрайству. Для цього ми просимо вислати фінансову інформацію, документи, що підтверджують особу, і тримаємо постійний відеозв’язок.
Також слід бути уважними до національних особливостей кандидатів з інших країн: не призначати адаптацію у національне свято країни, з якої працівник, пам’ятати про різницю в часі та політичну ситуацію в країні.
МАР’ЯНА БОЛОБАН:
Онбординг можливий онлайн, якщо зробити так, аби спілкування з командою не обмежувалось лише обговоренням робочих задач та плануванням. Допомогти можуть онлайн-зустрічі на каву, неформальні зуми з командою та зустрічі з людьми з різних департаментів. Наприклад, під час карантину замість наших традиційних спільних сніданків та обідів в офісі ми влаштовували онлайн-зустрічі на каву всією командою. Також важливо регулярно отримувати фідбек від новачка: цікавитися, чи все в нього добре в роботі й у взаємодії з командою.
Приклади онбордингу
ТЕТЯНА ВОЛОШИНА:
Деякі компанії починають викликати в людини відчуття причетності ще до виходу на роботу. Наприклад, надсилають поштою велкам-пак (набір мерчу з логотипом компанії, який зазвичай дарують у перші дні роботи). А інколи в цей велкам-пак кладуть ще й листівку, підписану колегами.
У нас в TECHIIA також є цікавий елемент онбордингу — перед виходом людини на роботу ми дізнаємося її улюблений вид шоколаду, щоб першого ж робочого дня презентувати його. Така дрібничка сигналізує людині, що вона для нас важлива.
В одній з компаній холдингу новий працівник написав, що не любить шоколад, зате любить стейки. У команді порадились і подарували колезі готовий стейк. Це було весело, трохи неочікувано, але згодом працівник зізнався, що був вражений, адже так його не зустрічали в жодній компанії.
ДАР’Я ЛЕЩЕНКО:
Одного разу на один із проєктів потрібні були кандидати з досвідом у музиці. Ми проводили груповий онбординг, спілкувалися й у певний момент зрозуміли, що кожен із нас грає на якомусь інструменті. Тоді було вирішено завершити онлайн-адаптацію спільною піснею. Ця історія дуже сильно нас об’єднала, адже ми прожили теплі й щирі емоції разом.
МАР’ЯНА БОЛОБАН:
Один із колег приєднався до нашої команди за кілька днів до тимбілдингу в Туреччині, тож ми вирішили покликати його з нами. У четвер він підписав оффер, а вже в суботу ми мали летіти. Наша команда швидко купила йому квиток та організувала розселення так, щоб новий колега жив у кімнаті зі своїм менеджером, а потім — із членами команди. У підсумку його онбординг проходив у Каппадокії, де ми літали на повітряних кулях, їздили на квадроциклах і багато спілкувалися.
Також ми завжди запрошуємо на корпоративи людей, які вже підписали оффер, але ще не вийшли на роботу. Чому? Бо для нас дуже важливі стосунки в команді та взаємодія людей, а корпоратив — це чудовий привід познайомитися в неформальній атмосфері.