Slow news

Як організувати випускний онлайн: кейс Klitschko Foundation

Підготовка, сценарій та втілення: реальні подарунки під час онлайн-трансляції та спільне фото через Instagram
Ірина Виговська, 16.06.2020

Випускний – це день, що завжди пригадуєш із теплом у серці, з радістю й ностальгією водночас. Ніхто не хотів би проміняти ці ейфоричні відчуття на онлайн-випускний. І хоч це єдиний вихід із ситуації, у якій опинився світ під час карантину, випускний у Zoom із квадратиками-однокласниками — це радше формальність, аніж свято.

Ми поговорили з Klitschko Foundation про те, як вони спільно з івент-агенцією S*EVENT організували вдалий онлайн-випускний для стажерів.

Альона Каменєва, проєктна менеджерка S*EVENT:

Онлайн-випускний був новим форматом в історії нашої діяльності. Але він дуже схожий на телевізійну зйомку в прямому ефірі, досвід якої у нас є. Ми розуміли, які завдання стоять перед нами, і доклали максимум зусиль для їх реалізації, зібравши команду професіоналів. Найбільшим викликом, на який ми зовсім не могли впливати, був нестабільний інтернет учасників ефіру. Та навіть це для нас – досвід.

Онлайн-формат – це реалія нашого часу, до неї варто адаптуватись, тому що колишнім світ уже не буде.


Підготовка

Готуватись до випускного ми почали за місяць: онлайн-брейншторми, підготовка текстів, дизайн матеріалів. Знайшли фото попередніх випускників, зібрали смішні відео, пригадували внутрішні жарти та історії факапів. Зрештою, так і утворився формат випускного.


Технічне забезпечення

Платформою для події став YouTube. За допомогою програми vMix можна було виводити на екран потрібних людей, демонструвати заздалегідь підготовлені відео й транслювати пряме включення ведучої з офісу фонду. Ведучою була Аліна Носенко, директорка Klitschko Foundation.


Церемонія нагородження

Ми заздалегідь розіслали посилки з подарунками батькам або співмешканцям стажерів, вони сховали їх удома аж до церемонії. За командою ведучої батьки одночасно вручили 15 стажерам-випускникам сертифікати, брендовані футболки та інші сюрпризи.

Це був неймовірний та найнеочікуваніший момент, коли стажерів реально охопило відчуття свята. Бо чи можна очікувати на щось подібне, коли дивишся пряму трансляцію на YouTube і точно знаєш, що сертифікат у цей момент може прийти хіба що на електронну пошту.

Після цього вітальне слово стажерам сказав один із засновників фонду – Володимир Кличко.


Виступ випускників

Стажери зі свого боку підготували відео-пісню, яку разом заспівали в Zoom. Кожен стажер сказав слова вдячності.

Іван Бутко, випускник проєкту «Стажування 11.0»: «Завдяки таким теплим моментам я повністю занурився в атмосферу випускного. Дуже сподобалась частина з менеджерами проєкту “Стажування” минулих років — слухаючи їх, я отримав неймовірну порцію натхнення. А найнеочікуванішим моментом було вручення сертифіката випускника. Я до останнього думав, що отримаю його згодом».


Онлайн-розваги

Розважальна частина стала доречним продовженням випускного. У чаті трансляції випускники мали змогу поспілкуватися, обмінятися враженнями й долучитися до конкурсів. Ведуча оголошувала конкурс, і той, хто хотів узяти участь, підключався до онлайн-трансляції та виконував завдання. Виявляється, читати по губах і грати в Alias можна також онлайн.


Світлини зі свята

Звісно, який же випускний без фото? Щоб зробити спільне фото, стажери протягом усього свята робили селфі й викладали його в Instagram зі спеціальним хештегом #graduationKF. Крім цього, під час прямої трансляції в офісі велася фотозйомка, тож у кожного випускника залишилися фото на згадку.


Продовження свята

Безпечне аfterparty відбулось у Zoom, де вже в неформальній атмосфері випускники продовжили спілкуватися, жартувати і згадувати найемоційніші моменти.

Аліна Носенко, директорка Klitschko Foundation:

«Приймати виклики – це вже спільне хобі тих, хто працює в Klitschko Foundation. Випускний стажерів став ще однією нагодою випробувати свої сили, креатив та реалізувати класний випускний вечір. Протягом кількох тижнів ми активно готували матеріали, щоб зробити для стажерів та команди фонду справжнє свято.

Випускний я вела у двох ролях – як директорка фонду і як ведуча. Пам’ятаю, стою перед камерою, а технічна команда повідомляє, що мені час переходити на іншу локацію. Я їм кажу: “Супер, перші 5 хвилин уже пройшли, початок начебто хороший”. А вони мені: “Аліно, ефір іде вже 45 хвилин”. Був такий драйв, що для мене все пройшло, ніби за 5 секунд.

Наступного дня переглядала трансляцію, бо в ролі ведучої бачиш лише один бік медалі, а хотілось відчути всі емоції разом зі стажерами. Поєднавши свої зусилля з агенцією S*EVENT, ми зробили справжнє свято, і тепер точно знаємо, що навіть онлайн-випускний можливо реалізувати на високому рівні. Плануємо не зупинятись на досягнутому, бо попереду в нас ще багато проєктів».

Фото: Сергій Коровайний, The Gate Agency

Читайте також у рубриці Slow news
Інші статті за темами
Slow news
News
Slow news
Підписатися
Підпишись на нашу розсилку і будь в курсі всіх оновлень
Підпишись на нашу розсилку і будь в курсі всіх оновлень