Усі ми знаємо хоча б одну людину, в якої все життя занотовано: робочі процеси завжди під контролем, вона має списки на кожну сферу життя, стопку блокнотів і на додаток декілька застосунків на телефоні, бо так легше планувати.
Планування — це не історія про “моє” або “не моє”, адже нині існує безліч методів та програм, які можуть спросити організаційний процес будь-кому. І якщо про нотатки в телефоні, списки в блокнотах і Google Calendar знає більшість, то використання Telegram для списку задач чи Excel для планування відпочинку звучить по-новому.
Ми розпитали людей, які користуються небанальними методами та програмами для планування, і записали їхні поради для тих, кому погано вдається організовувати робочий процес.
Scrum Master в Poster
smm-спеціалістка у Projector
Senior Account Manager Leo Burnett:
Микита ТІмошенко, Scrum Master в Poster:
Протягом деякого часу я випускав подкаст під назвою “Здесь и сейчас”, у якому розповідав про особисту ефективність. Мені вдалося поспілкуватися з багатьма експертами і взяти в них інтерв’ю на різні теми. Так я дійшов висновку, що не існує єдиної системи планування, яку можна використовувати все життя. Існує дуже багато різних інструментів тайм-менеджменту — getting things done, принцип Помодоро, додаток Forest тощо. Навряд нам вдасться знайти ідеальний метод, який закриватиме всі наші потреби. Тому я вирішив налаштовувати для себе одну певну систему планування, яка за місяць-два зміниться. І це цілком нормально.
Я намагаюся ставити собі кілька пріоритетних задач на день. Це ті задачі, які мені потрібно виконати будь-якою ціною
Умовно, коли ми створюємо для себе систему планування, то переміщуємо свій мозок (який любить прокрастинувати) у нові умови. Спочатку для нього цей стан незвичний, тому він не чинить опору, і система класно працює. Але через деякий час мозок адаптується і знаходить для себе лайфхаки, які допомагають йому уникати планування та виконання планів. Тож це питання часу — коли система припинить працювати для нашого мозку.
Методологія Scrum — це робота зі спринтами, де є обмежена кількість часу та ітерації у процесі роботи команди. Наприклад, у Poster ми працюємо з двотижневими спринтами і плануємо ту кількість завдань, яку зможемо зробити за цей час. Наприклад, раз на два тижні в середу команда збирається і планує, а за день до закінчення спринта обговорюємо, що вдалося зробити, проводимо ретроспективу виконаної роботи і коригуємо свій підхід. Така модель планування дає можливість щоразу адаптувати наші задачі до можливостей команди.
Спробуйте щовечора записувати, що вам вдалося зробити впродовж дня. Так ви зможете порівняти кількість виконаної роботи із запланованим та проаналізувати свою активність
Одна з порад, якою я сам користуюся, — планувати свій наступний день з вечора, перед тим, яка лягати спати. Таким чином, наш мозок уже уві сні намагається організувати всі процеси і зрозуміти, як розв’язати ту чи іншу задачу.
Інша порада стосується наших успіхів за день. Спробуйте щовечора записувати, що вам вдалося зробити впродовж дня. Так ви зможете порівняти кількість виконаної роботи із запланованим та проаналізувати свою активність.
І останній, третій, принцип — про пріоритети. Я намагаюся ставити собі кілька пріоритетних задач на день. Це ті задачі, які мені потрібно виконати будь-якою ціною.
Також круто працює планування кінця робочого дня. Ти проводиш межу, коли робота закінчується (особливо актуально це для людей, які працюють віддалено), і намагаєшся встигнути все до певної години. Адже часто часові межі розмиваються: тобі здається, що маєш вдосталь часу, але непомітно настає вечір, а список справ досі не виконаний.
Марина Роік, smm-спеціалістка у Projector:
Робота SMM-менеджера тісно переплітається з плануванням, тому із частиною задач я працюю за допомогою програми Notion. З нею комфортно планувати контент на тиждень та свої цілі щодо просування. Спочатку Notion був для мене інструментом виключно для роботи — я планувала в ньому публікації, додавала текст, зображення, посилання, дати, а потім використовувала його як спільний документ для обміну з колегами. Закинув потрібну інформацію, тегнув людину — і не потрібно пересилати сотню повідомлень.
Але згодом я почала використовувати цю програму для того, щоб збирати в окремі простори списки книжок та курсів, які вивчаю, та матеріали по них. Це допомагає структурувати інформацію та одразу бачити важливі моменти.
Основна перевага Notion у тому, що можна зберігати все в одному робочому просторі, ставити нагадування та дедлайни, а також сортувати за датами. Проте на початку розібратися в програмі доволі складно — треба багато тицяти навмання, щоб лише за тиждень дізнатися, що він має функцію “скасувати останню дію” (так, справді має).
Я б порадила Notion кожному, чиї інтереси переплітаються з креативом та жагою до саморозвитку. Він допоможе структурувати ідеї, які постійно накопичуються.
Я б порадила Notion кожному, чиї інтереси переплітаються з креативом та жагою до саморозвитку. Він допоможе структурувати ідеї, які постійно накопичуються
Іншим моїм додатком для планування став Telegram. Для мене це вже давно не просто месенджер, а повноцінна й, певно, найулюбленіша соцмережа. Колись мене підкорило те, що він зберігає конфіденційність, і я перенесла туди значну частину життя. Зараз я маю два телеграм-канали: один з вакансіями в діджиталі, другий — із крутими можливостями для молоді, грантами та подорожами. Також маю два приватних канали, де зберігаю важливі для мене фотографії і плани щодо роботи/розвитку, посортовані за датами чи темами.
Нещодавно в Telegram з’явилася функція групування за папками, і я змогла відокремити робочі та особисті чати, створивши для них окремі папки. Серед корисних інструментів Telegram також можливість поставити нагадування. Варто написати повідомлення самому собі й поставити таймер на потрібні час та дату.
Планування — як спорт: спочатку ти себе змушуєш, а потім звикаєш та насолоджуєшся результатами
Проте і тут є один недолік — пошукова система. Знайти відкладену “на потім” інформацію серед усіх чатів за одним словом — задача з неможливих.
Також для робочих процесів можу порадити програми Trello, Evernote та Todoist. Використовуйте їх для планування зустрічей, для делегування та нагадування, що вже час надіслати матеріали. Їх зручно використовувати в командній грі — якщо треба щось запланувати і в кожного є чітко визначене коло обов’язків.
Коли потрібно щось собі нагадати, то краще ставити будильник з описом, а не нагадування.
Як і в будь-якій справі, щоб навчитися планувати робочі процеси та особисте життя, потрібно просто почати робити нотатки в телефоні чи блокноті. Коли мозок звикне думати наперед, тоді можна далі розбиратися у програмах та методах. Планування — як спорт: спочатку ти себе змушуєш, а потім звикаєш та насолоджуєшся результатами.
І ще одна дуже проста, але робоча порада від мене — коли потрібно щось собі нагадати, то краще ставити будильник з описом, а не нагадування. Це набагато ефективніше, бо асоціюється з ранковим пробудженням: скільки б ти не відкладав сигнал будильника на пізніше, встати все одно доведеться. А отже, і справу доведеться виконати.
Ольга Гудима, Senior Account Manager Leo Burnett:
Коли я почала працювати у міжнародних рекламних агенціях одночасно з кількома ринками, то завела звичку не випускати з рук паперовий блокнот, щоб не плутатися між країнами та проєктами.
Друзі жартома називають мене королевою excel-табличок, тому що я використовую їх не лише в роботі, а й у повсякденному житті
Як правило, на початку кожного тижня я записую у блокнот перелік з 25-40 задач на тиждень. Серед них як довготривалі робочі процеси, що можуть переходити на інший тиждень, так і невеличкі особисті справи. Наприклад, записатися на манікюр чи замовити корм собаці. Страшенно люблю викреслювати зроблене ручкою — жоден електронний додаток не зміг замінити мені цей процес. До того ж викреслювання завдань мотивує рухатися далі списком. Проте є недолік: список справ у блокноті незручно структурувати та розставляти завдання за пріоритетами. Оскільки він весь час збільшується, я можу рандомно щось дописати або викреслити.
Друзі жартома називають мене королевою excel-табличок, тому що я використовую їх не лише в роботі, а й у повсякденному житті. Я почала ними користуватися, коли зрозуміла, що списки справ від руки у блокноті добре спрацьовують з робочими завданнями, а от особисті справи чи звички почали просідати. Excel-таблиці допомагають мені планувати справи на тиждень або на місяць.
У Excel я ділю таблиці на список справ: декілька кольорових секцій-колонок, кожна з яких відповідає за окрему сферу життя — здоров’я, б’юті, побутові справи, бажані покупки та мініконтент план для свого telegram-каналу чи соцмереж (підготовка рецензій чи посту в інстаграм).
Ця система нагадує “Модель чотирьох квадратів”, яку можна використовувати для планування цілей на рік. Excel-аркуш ділиться на чотири частини (колонки) відповідно до твоїх пріоритетів: наприклад, я, родина/друзі, світ, кар’єра. Потім ти обираєш 2-3 ключові цілі по кожній із цих сфер і аналізуєш, як щоденна рутина впливає на твої цілі. Чи сприяє вона їх досягненню? Чи можна щось скіпнути або зробити більш продуктивним? Від чого краще відмовитись?
Особисто я спочатку просто накидаю всі справи на один чи кілька тижнів за категоріями. Потім дивлюся кількість за кожною зі сфер життя, визначаю пріоритетні та аналізую: чи немає перекосу, чи не забиваю я на якусь із важливих для себе сфер.
Особисто я спочатку просто накидаю всі справи на один чи кілька тижнів за категоріями. Потім дивлюся кількість за кожною зі сфер життя, визначаю пріоритетні та аналізую: чи немає перекосу, чи не забиваю я на якусь із важливих для себе сфер
Excel добре працює і для планування інших задач. Наприклад, коли ми збираємося у подорож, я роблю Excel-список готелів, які мені сподобались, на букінгу з посиланнями, ранжуванням по бюджету та іншими характеристиками. Сам процес не займає багато часу, натомість допомагає завжди мати під рукою всю необхідну інформацію, якою потім легко поділитися у спільному чатику чи зберегти на телефон. Аркуш вже має вигляд списку-таблиці з комірками, а також там зручно швидко щось порахувати, щоб не тягнутись за калькулятором у телефоні чи ноуті. На іншій вкладці документа можна додати маршрут, цікаві місця чи дані перельотів.
Розведення робочих та особистих завдань допомагає краще структурувати інформацію. Це мій спосіб перетворювати повсякденний хаос на структуру
Розведення робочих та особистих завдань допомагає краще структурувати інформацію. Це мій спосіб перетворювати повсякденний хаос на структуру.