Чек-лист успішного івенту. Лекція Анастасії Силенок

Анастасія Силенок — СOO в Creative Quarter та CEO Kyiv IT Cluster, ex Executive Director в 1991 Civic Tech Center, ex Event Producer в UNIT.City та лекторка практичної школи комунікації Bazilik. Ми записали конспект її лекції на Event Marketing Intensive.

Чек-лист проведення івенту

В івентах важлива точність і зручність. За ці поїнти, як для гостей, так і для організаторів, відповідає таймінг. Таймінг, розміщений на сайті івенту, не стосується команди організаторів. Таймінг для гостей повинен містити основну інформацію, важливу саме для них, а для команди він матиме інший вигляд. Дотримуватися його дуже важливо.

Завжди перепитуйте імена та прізвища спікерів. Не можна просто взяти їх із фейсбуку або самостійно перекласти українською — людина має підтвердити коректність даних. Також просіть коротку біографію доповідача (до 20 речень) і перевіряйте правильність його телефонного номера. Фотографії теж варто просити заздалегідь, а не обирати в соцмережах.

Завжди затверджуйте зі спікером тему виступу і назву. Не забувайте про короткий план промови у вигляді тез.

Нагороджуйте доповідачів подарунками: книжка, ручка, чашка тощо. Такий прояв уваги працює над двома пунктами. По-перше, людині буде приємно, і вона це запам’ятає. По-друге, спікер може поділитися фото подарунку в соцмережах і прорекламувати івент для своєї аудиторії.

Після заходу запитуйте спікерів про фідбек, щоб уникати повторних помилок у майбутньому.

Найважливіше — правильно розрахувати метраж майданчику відповідно до кількості гостей. Враховуйте обслуговуючий персонал, якому теж потрібен простір.

Розташування локації залежить від аудиторії івенту: захід для студентів логічно проводити поруч зі станцією метро, а для клубу любителів BMW можна обрати Мануфактуру. Локації для заходу в холодну пору року потрібен гардероб з достатньою кількістю місць.

Пам’ятайте, що зону для реєстрації відвідувачі бачать першою — продумайте її вигляд та розміщення. Обов’язково має бути зона для кава-брейків та фуршету.

В першу чергу івент-менеджер має перевірити проектор, тому що проблеми з візуальною складовою означають великі втрати. Ви повинні завжди мати запасний робочий клікер, пальчикові батарейки і ноутбук з повним зарядом — так можна уникнути неочікуваних факапів.

Презентер (ноутбук, з якого транслюється презентація) має бути статичним і підключеним безпосередньо до інтернету, а не до Wi-Fi.

Мерч – це найцікавіше на заході, і з ним можна дати волю уяві. Якщо аудиторія івенту — студенти або топ-менеджмент — круто подарувати їм павербанки, бо їх ніколи не буває багато або мало.

1. Завжди посміхайтеся.

2. Продумуйте запасні варіанти — не буває ідеальних івентів.

3. Чітко брифуйте всіх учасників проєкту й письмово фіксуйте це. Перепитуйте людей, чи правильно вони зрозуміли вас.

4. Стежте за часом виступу навіть найкращих спікерів. Даючи їм більше часу, ви нівелюєте важливість промови решти спікерів та демонструєте неповагу до відвідувачів.

5. Ніколи не економте на каві та інших напоях — це важливо.

6. Відвідувачі – головне джерело заробітку. Якщо ви ставитеся до них байдуже, будьте готові, що наступного разу вони можуть не прийти або поставитись до вас так само зневажливо.

7. Закріплюйте робочі стосунки договорами. Це ставить людей в певні рамки та не дозволяє бути безвідповідальними. Зберігати всі документи варто в одній папці на хмарному сервісі.

8. Складайте бюджет. Його потрібно один раз затвердити — і потім мати конкретні рамки, у яких можна діяти.

9. Організовуйте захід так, щоб до вас хотілося повернутися.

10. Перевіряйте всі активності під час організації та проведення заходу. Це допомагає робити об’єктивні висновки на майбутнє — що працює, а що ні.

 Івент-менеджер

У класичному розумінні івент-менеджер — це людина, яка організовує й проводить події. В неідеальній картині світу івент-менеджер іноді виконує обов’язки проджект-менеджера, але таких моментів краще уникати.

 Програмний менеджер

Відповідає за програмне наповнення заходу. Він контролює, щоб усі спікери підготувалися та вчасно прибули на локацію, разом з модератором стежить за дотриманням таймінгу.

 Digital/PR-менеджер

Загалом, це різні посади, але для івентів не завжди є потреба наймати піарника — іноді достатньо людини, яка просуватиме захід через соцмережі.

 Дизайнер

Для невеликих заходів цілком підійде дизайнер-фрілансер, але масштабні івенти означають більший обсяг роботи і відповідальності. У цьому випадку краще мати дизайнера у штаті.

 Технічний фахівець

Це дуже важлива людина в івентах. Той, хто підключає і налаштовує інтернет, підбирає та перевіряє, налаштовує апаратуру.

 Help-team

Це команда волонтерів, завжди готових допомогти. На заходах постійно щось ламається, і пара рук зайвою не буде. Люди, які допомагають на волонтерських засадах — завжди кращі, ніж ті, кому потрібно платити погодинно. У волонтерів сильна мотивація, і вони готові віддаватися емоційно. Але не варто цим зловживати.